Contabilidad básica
En el corazón de cualquier negocio exitoso, desde una operación unipersonal hasta una empresa de la lista Fortune 500, se encuentra un sistema de contabilidad financiera funcional.
Estos sistemas son fundamentales porque, en primer lugar, le permiten saber dónde está su dinero, a dónde va y cuánto está ganando. Disponer de esta información le permitirá empezar a hacer cosas como pagarse a sí mismo sin poner en riesgo su empresa, gestionar el flujo de caja, de modo que siempre tenga suficiente dinero para pagar sus facturas, y saber cuándo es el momento de crecer y cómo hacerlo.
Como es de esperarse, incluso estos primeros pasos para entrar en el camino de la creación de un sistema financiero parece desalentador para muchas empresas de cuidado de niños. Esta guía le guiará a través de los fundamentos para desarrollar un sistema fácil de usar, que realmente consiste en sólo dos pasos importantes - obtener una cuenta bancaria comercial y adoptar un sistema de contabilidad.
Desarrollar un sistema de contabilidad
Una vez que tenga la cuenta bancaria de su empresa, puede empezar a pensar en un sistema básico de contabilidad. La contabilidad es muy importante porque le ayudará a entender de dónde viene el dinero que entra en su negocio (seguimiento de los ingresos), a dónde va (control de los gastos) y qué beneficios obtiene (gestión del flujo de caja). Los beneficios son una forma elegante de decir cuánto dinero queda después de pagar todas las facturas.
Paso 1 : Determine cómo va a contabilizar las entradas y salidas de fondos
Hay dos métodos básicos en la contabilidad: uno es el método de devengo, que es más complejo y se basa en el momento en que un gasto o un ingreso de se toma en o se devenga. Por ejemplo, si se utiliza el método del devengo, en el momento en que se recibe la factura de la tarjeta de crédito, el importe adeudado se tomaría de sus activos (frente a cuando se paga realmente la factura). Si utiliza el método de caja, esta cantidad se tomaría de sus activos cuando se pague la factura. El método de caja es más común para los negocios de cuidado de niños y es menos desafiante, ya que se basa en el momento en que se pagan o reciben las cosas.
Veamos los ingresos. Cuando un niño está bajo su cuidado durante una semana, digamos que un padre le debe $ 200. Según el método del devengo, esos $ 200 se consideran ingresos en ese momento. Con el método de caja, los $ 200 no se considerarían ingresos hasta que el padre le entregue el cheque y usted lo deposite. Para la mayoría de los pequeños negocios de cuidado de niños, el método de efectivo es más sencillo y más útil porque le va a permitir saber exactamente cuándo entra y sale dinero de su cuenta. Este método es más cómodo porque, en muchos sentidos, va a coincidir con el acto de hacer el balance de su chequera, sólo que en un sentido más amplio y en una forma más grande.
Paso 2 : Determine cómo va a registrar sus transacciones
Ahora que ha determinado cómo va a contabilizar los fondos, necesita determinar cómo va a registrar sus transacciones. Para muchas pequeñas empresas de cuidado infantil, será fácil registrar las transacciones en una hoja de papel o una hoja de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets. Recuerde, si usted está usando QuickBooks y ELV, esos dos programas pueden compartir información para hacer su proceso más fácil.
Para empezar, debes establecer algunas categorías sencillas.
Empiece por sus ingresos. Determine cuáles son los principales flujos de ingresos de su negocio, es decir, las fuentes de las que recibe principalmente su dinero. Las cuotas de los padres serán probablemente una de las fuentes; otra podría ser una subvención para el cuidado de niños o los pagos de el Programa de Alimentación (CACFP). Tal vez haya fondos adicionales que reciba para los estudiantes después de la escuela o fondos de subvenciones. Cada uno de ellos será una fuente de ingresos distinta que habrá que contabilizar.
A continuación, haga una lista de sus gastos. Puede incluir partidas como nóminas, limpieza, alquiler, reparaciones, suministros y otras categorías que se ajusten a su negocio. Intente limitar el número de categorías: no es necesario detallar todas las categorías que puedan darse. Céntrese en las categorías que tiene ahora mismo; siempre puede añadir más después. Con demasiadas categorías, la lista podría resultar abrumadora, dificultando la contabilización de los gastos o los ingresos.
Puede utilizar esta lista de ejemplo para clasificar sus fuentes de ingresos:
Puede utilizar esta lista de ejemplo para clasificar sus gastos:
Paso 3 : Establezca un horario para registrar y revisar sus transacciones
Debes fijar un momento para actualizar tus libros, al menos cada mes. Empieza por mirar todas tus fuentes de ingresos: dinero en efectivo, tarjetas de crédito, sistemas de pago de aplicaciones como Venmo o Zelle, y cheques emitidos a tu nombre. Introduce cada una de ellas en sus ingresos en la hoja de cálculo. A continuación, registre sus gastos. Revise sus recibos, extractos bancarios y de tarjetas de crédito, y facturas de las personas a las que ha pagado. Cualquiera de estos comprobantes de pago puede ayudarle no sólo a registrar estos gastos sino, lo que es más importante, a asegurarse de que estáa registrando la cantidad correcta de cada uno.
Aunque pueda parecer tedioso registrar cada transacción, es importante para conocer su rentabilidad, ya que permite saber exactamente por dónde entra y sale el dinero. Una vez que hayas registrado los ingresos y los gastos del mes, sumarás cada categoría. Al restar los ingresos de los gastos, tendrá una idea de los beneficios obtenidos ese mes. Puede considerar la posibilidad de retener parte de esos beneficios, dejándolos en el negocio para un día dificil o para ayudar a pagar las facturas.
Recuerde que si participa en YoungStar, el seguimiento de sus ingresos y gastos reales mensualmente es una práctica empresarial profesional reconocida.
PRO-TIP DE LA CONTABILIDAD
Etiquete sus recibos para recordar a qué categoría pertenecen.
PRO-TIPS DE CONTABILIDAD
¡Sigue un calendario regular! Asegúrese de actualizar sus registros con regularidad, ya sea mensualmente, cada dos semanas o cada semana. Esto le ahorrará tiempo y dolores de cabeza en el futuro. Dejar que los gastos y los ingresos se acumulen no le ayudará. No podrá entender cómo va su negocio en un momento, ni será capaz de seguir el ritmo de su sistema de contabilidad si implica una intimidante pila de recibos y extractos.
Considere un sistema electrónico con el tiempo. Puede ser tedioso llevar la contabilidad a mano. Por eso, es posible que quiera crear una simple hoja de cálculo o incluso conseguir un sistema online. Cuando busque sistemas online como QuickBooks, FreshBooks o Xero, tenga en cuenta su facilidad de uso, su costo y su complejidad.
Muchos pequeños negocios de cuidado de niños pueden no necesitar QuickBooks u otros sistemas más complicados. Es posible que quiera elegir un sistema más sencillo y menos costoso que sea más fácil de usar. Asegúrese de guardar todos sus registros, ya sea que tome fotos o escanee cada recibo y estado de cuenta y los guarde electrónicamente, o simplemente guarde todo en una caja. Es importante que guarde estos documentos en caso de que el IRS le haga una auditoría. También te permite volver atrás y comprobar tu información, si es necesario.
Puede utilizar esta útil plantilla para registrar y controlar sus ingresos mensuales:
Puede utilizar esta útil plantilla para registrar y controlar sus gastos mensuales:
Recursos adicionales
Para obtener más recursos de atención y educación temprana, visite el sitio web de la Asociación de la Primera Infancia de Wisconsin (WECA). Si no es miembro de WEESSN, haga clic aquí para obtener información sobre la capacitación y el soporte empresarial que ofrece. ¿Listo para unirse a WEESSN? ¡Haga clic aquí!
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