El flujo de efectivo de su negocio describe la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio durante un cierto período de tiempo. Además de ayudarlo a cumplir con sus obligaciones financieras actuales, comprender y administrar su flujo de efectivo lo ayuda a planificar para el futuro, aprovechar las oportunidades de crecimiento y tomar decisiones comerciales sólidas.
¿Está administrando su flujo de efectivo?
Una vez que tenga un presupuesto mensual, es posible que aún tenga preguntas:
¿Cuánto estoy ganando con el tiempo?
¿Tendré suficiente efectivo para pagarme? ¿Mis facturas?
¿Cuánto estoy ganando realmente?
Si tiene alguna de estas preguntas, aprender sobre el flujo de efectivo puede ayudar.
Introducción
El pronóstico de flujo de efectivo es una de las mejores herramientas que puede tener para comprender qué tan saludable es su organización en el corto plazo. Predecir el flujo de efectivo no se trata de presupuestar. Se trata de entender cuánto dinero está recibiendo menos cuánto dinero está saliendo.
El desafío con el flujo de efectivo es que puede tener una gran cantidad de dinero que se le debe, pero si no tiene dinero a mano para pagar las facturas, entonces su negocio puede encontrarse en problemas financieros. Saber cuánto efectivo tiene en el corto plazo se convierte en una forma no solo de saber qué entra y sale, sino que también le da un aviso sobre los próximos desafíos con tener suficiente efectivo disponible.
El siguiente ejercicio de flujo de efectivo lo guiará a través del proceso de hacer una predicción importante del flujo de efectivo para su negocio durante los próximos seis meses. Hemos elegido a propósito el marco de tiempo de seis meses porque es una buena instantánea que le permite tomar decisiones a unos meses de distancia, pero no es tan largo que muchas cosas puedan cambiar.
Una vez que se familiarice con este ejercicio, es probable que desee convertirlo en uno de sus hábitos comerciales semanales.
Creación de Flujo de Caja en 5 Sencillos Pasos
Paso 1: Recopilar Documentación
Obtenga de 2 a 4 meses de documentos que muestren sus ingresos y gastos. Aquí hay una lista de documentos que pueden brindarle la información que necesita.
Documentos que Muestran Ingresos y Gastos
Estados de cuenta bancarios
Extractos de tarjetas de crédito
Transacciones de Venmo
Facturas de servicios públicos
Cualquier otro registro de las formas en que recibe o gasta dinero
Trate de usar cantidades reales cuando sea posible para una mayor precisión. Si no tiene cantidades reales para todo, está bien usar un promedio. Por ejemplo, es posible que deba usar su factura de electricidad promedio porque no sabe exactamente cuánta electricidad usará en los próximos meses.
Paso 2: Elija un Marco de Tiempo y Escenarios
Esto no es un presupuesto. Trate de elegir un marco de tiempo que sea lo suficientemente largo como para permitirle tomar decisiones más allá de uno o dos meses, pero lo suficientemente corto en caso de que ocurran desafíos o cambios en el futuro. Creemos que seis meses es un buen marco de tiempo, pero ajústelo según sea necesario y elija lo que funcione para usted. Nunca use más de un año.
También debe considerar la planificación de escenarios, que puede ayudar a su organización en general, pero particularmente en tiempos de gran incertidumbre. A través de la planificación de escenarios, puede articular los cambios que pueden ocurrir con el tiempo para que pueda ver y planificar sus posibles impactos. Aunque puede usar cualquier número de escenarios, generalmente es bueno desarrollar tres:
El mejor de los casos: donde los ingresos y los gastos cambian para aliviar el estrés en su negocio.
Caso base: generalmente el status quo, si el futuro se desarrolla como actualmente espera que suceda.
En el peor de los casos: donde los ingresos y los gastos tenderán de maneras que podrían suceder y resultarían en una posición más difícil para su negocio.
Para construir los escenarios, identifique los factores más significativos y cómo pueden tender en cada escenario. Asegúrese de considerar los factores que están en el lado de los ingresos y los gastos. Trate de mantener solo los factores más importantes, los 3 a 5 con más probabilidades de cambiar en el futuro -que podrían tener el impacto más significativo en su organización. Por ejemplo, un aumento potencial en sus costos de atención médica en un 50% sería un factor probable para su peor escenario, mientras que un aumento del 1% en los suministros de oficina probablemente no se incluiría.
Asegúrese de incluir una lista de los factores: escribirlos se asegurará de recordar cómo llegó a ese escenario en particular que ha creado. Si puede, articule el impacto en los costos en dólares reales (como lo que sucede si obtiene esa subvención de $ 10,000) o un porcentaje (como un aumento del 10% en el costo de los suministros).
Utilice la tabla siguiente para capturar sus suposiciones para cada escenario. A medida que avanza en el resto de los pasos, realice un conjunto de tablas para cada escenario para que pueda ver los impactos.
TABLA 1: Escenarios
Paso 3: Enumere los Ingresos
Categoriza el dinero que ingresa cada mes. Asegúrese de incluir siempre una categoría "Otro".
Categorías de ingresos
Subsidio
Honorarios
Subvenciones
Otro
Paso 4: Enumere los gastos
Categoriza el dinero que sale cada mes. Una vez más, asegúrese de enumerar una categoría "Otro".
Categorías de gastos
Personal
Impuestos
Alquilar
Utilidades
Vehículo
Teléfono
Comida/snacks
Limpieza
Pagos de préstamos
Comisiones bancarias
Otro
TABLA 2: Ingresos
TABLA 3: Gastos
TABLA 4: Flujo de caja mensual y total
Paso 5: Revisa las tendencias
Su flujo de caja total durante los próximos seis meses será el monto total de los ingresos en la TABLA 2 menos los montos totales de los gastos en la TABLA 3. También puede ver el flujo de efectivo de cada mes restando sus gastos totales de sus ingresos totales para cada mes. (Mirar el flujo de efectivo mes a mes puede ser útil porque algunos meses sus ingresos pueden ser menores que los gastos, pero otros meses pueden ser más. Esto le indica cuándo necesita ahorrar dinero de un mes a otro).
Ahora que tienes tu proyección de flujo de caja, debes hacerte una serie de preguntas para cada escenario para entender las tendencias que aparecen.
Pregunta 1: ¿Es rentable?
Pregunta 2: ¿Hay meses que son "banquete o hambruna"?
Pregunta 3: ¿Qué mes(es) tiene la mayor ganancia?
Pregunta 4: ¿Qué mes(es) tienen la ganancia más baja?
Pregunta 5: ¿Qué categorías son sus gastos más altos?
Pregunta 6: ¿Qué categorías son sus gastos más bajos?
Pregunta 7: ¿Qué categorías son sus mayores ingresos?
Pregunta 8: ¿Qué categorías son sus ingresos más bajos?
Mejore su flujo de caja
Si ha completado su análisis y encuentra que necesita recortar algunos gastos para aumentar los ingresos, aquí hay algunas sugerencias sobre cómo hacerlo:
Aumentar la inscripción.
Si tiene espacio en su programa, puede ser la forma más rentable de generar ingresos. Comience preguntando a sus familias actuales si saben de otras familias que necesitan atención a quienes podrían referir a usted. Además, comuníquese con el CCR & R y otros proveedores para averiguar si hay familias que necesitan atención.
Considere la facturación semanal frente a la mensual.
Si actualmente cobra $ 1,000 por mes, la mayoría de las personas asumen que eso equivale a $ 250 / semana, pero los meses tienen cinco semanas, lo que se traduce en $1,000 adicionales por año, por estudiante. Este método puede ser una forma efectiva de aumentar el efectivo disponible si tiene familias que pagan constantemente a tiempo. Si tiene familias que a menudo no cumplen con los pagos, esto puede ser difícil porque puede significar perseguir dinero. También puede significar más viajes al banco y más entrada de datos por su parte.
Acelere su facturación y cobros.
Debe facturar lo antes posible y no deje que el dinero que se le debe espere. Puede ser una conversación difícil con las familias, pero el efectivo es fundamental para mantener vivo su negocio y el servicio en el que confían. Considere los sistemas de administración de cuidado infantil que pueden ayudar a acelerar la facturación al tiempo que reducen otros costos o usan Venmo o aplicaciones similares para un pago rápido. Otra opción es que los padres paguen antes de que se presten los servicios.
Encuentra los mejores precios de juguetes, materiales y equipos.
Comprar juguetes usados puede ahorrarle cantidades significativas de dinero, y puede usar sitios que le den acceso a artículos de alta calidad y pre-amados. Echa un vistazo a sus grupos de ventas locales de Facebook. Goodwill y el Ejército de Salvación a menudo tienen juguetes disponibles. Intente visitar estas tiendas a principios de la semana después de que los artículos se hayan dejado durante el fin de semana. Usar una tarjeta de crédito para gastos comerciales que tenga recompensas en forma de devolución de efectivo o tarjetas de regalo que puede utilizar para compras adicionales.
Además, busque formas de obtener descuentos a través de grandes programas de compra como el disponible para los miembros de NAEYC. El portal WISER permite a los proveedores de WEESSN beneficiarse de descuentos de precios prenegociados en juguetes, muebles, necesidades de limpieza y otros servicios como la nómina.
Busque suscripciones recurrentes para cortar.
Echa un vistazo a los diferentes servicios y membresías en línea que tienes. A menudo, se acumulan con el tiempo: no nos damos cuenta de cuántos tenemos realmente o el impacto que tienen en el flujo de efectivo mensual. Determine qué suscripciones necesita y sin cuáles puede vivir.
Lea el resumen de WEESSN para identificar las subvenciones disponibles y otras oportunidades, así como consejos comerciales.
Esta es una excelente manera de conectarse con recursos, subvenciones y oportunidades de financiamiento adicional. Además, si está inscrito en el Nivel 2 o 3, su Especialista o Entrenador Escalonado puede ofrecer ayuda y experiencia personalizadas si tiene preguntas e inquietudes sobre su negocio.
Considere los programas federales.
Dos programas federales pueden ser reclamados retroactivamente para actividades del 13 de marzo de 2020 al 30 de septiembre de 2021. Families First Leave (FFCRA) puede proporcionarle el pago para los miembros del personal que están en casa cuidándose a sí mismos o a los miembros de la familia con COVID, o para los niños que no están bajo cuidado o en la escuela. El Crédito Tributario por Retención de Empleados (ERTC, por sus siglas en inglés) es para pequeñas empresas que tuvieron reducciones en los ingresos o tuvieron que seguir órdenes de distanciamiento social. Ambos programas pueden proporcionar fondos significativos para empresas de cuidado infantil para actividades pasadas.
Diferir o reducir los pagos de alquiler, servicios públicos e hipoteca.
Muchos propietarios, bancos y compañías de servicios públicos le permiten retrasar la realización de pagos o pagos parciales. Aunque asegúrese de entender los términos, cualquier tarifa que pueda estar asociada con el acuerdo, y si se cobrará interés de cualquier tipo. El dinero todavía se debe, pero puede proporcionar dinero vital para mantenerlo en marcha. Además, considere renegociar su contrato de arrendamiento o mudarse a un nuevo espacio (incluso contratar a un corredor para hacerlo): los bienes raíces comerciales están dispuestos a hacer tratos a medida que más personas trabajen desde casa.
Automatización.
Busque formas de estirar su tiempo y el tiempo de su personal a través de aplicaciones y otros programas. Un sistema de administración de cuidado infantil, como Alliance Core (ELV), puede ayudar con la facturación, la asistencia y otras funciones. LegUp puede administrar su lista de espera, reduciendo el tiempo que puede tener un lugar abierto en su programa. Los sistemas en línea como Gusto y FreshBooks pueden ayudarlo con la nómina y la contabilidad. Incluso un programa gratuito como Google Docs se puede utilizar para recopilar atestacionesy otros formularios en línea.
Asistencia adicional
Para obtener más recursos de atención y educación temprana, visite el sitio web de la Asociación de la Primera Infancia de Wisconsin (WECA). Si no es miembro de WEESSN, haga clic aquí para obtener información sobre la capacitación y el soporte empresarial que ofrece. ¿Listo para unirte a WEESSN? ¡Haga clic aquí!
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