¿Cómo exijo el cumplimiento del contrato con los padres?

¿Cómo puedo garantizar una comprensión clara de los términos del contrato por parte de las familias y el personal?

Un contrato solo será efectivo si todos tienen y entienden la información. En primer lugar, comparta el contrato con las familias y los miembros del personal, asegurándose de que tengan una comprensión clara de los términos y expectativas. Recopilar copias firmadas del acuerdo financiero y la declaración de reconocimiento de las políticas dentro del manual para formalizar el compromiso y mantener un registro de consentimiento mutuo. Para las nuevas familias, tómense el tiempo para revisar juntos los términos del contrato. Esto proporcionará una oportunidad para que las familias hagan preguntas aclaratorias y para que cualquier malentendido o inquietud se aborde en brevedad.  Asegúrese de recopilar y mantener copias firmadas de su contrato entre padres y proveedores de cuidado infantil para cada niño bajo su cuidado. Su acuerdo contendrá un lenguaje que certifique que las familias han leído y entendido el acuerdo al momento de firmarlo. 

Con el personal, asegúrese de proporcionar capacitación integral y comunicación continua sobre las políticas del programa. La capacitación debe cubrir no solo las políticas y procedimientos específicos, sino también facilitar las discusiones continuas sobre desafíos, mejores prácticas y actualizaciones relacionadas con el cumplimiento de contratos. Considere exigir al personal que firme un reconocimiento que sirva como prueba de que los miembros del personal se han familiarizado con los términos y disposiciones del contrato y se han comprometido a cumplirlos. Esto permitirá a los miembros del personal afirmar su comprensión y acuerdo con el contrato, promoviendo la coherencia y la responsabilidad dentro del programa de cuidado infantil.

¿Qué debo hacer si un padre o tutor rompe el acuerdo? 

Incluso con las mejores intenciones y un acuerdo bien redactado, los desacuerdos entre padres y proveedores aún pueden ocurrir. Si sospecha que un padre o tutor no ha cumplido con los términos de su acuerdo, aquí hay algunas cosas que debe hacer: 

• Revise el contrato: Antes de tomar cualquier medida, verifique que los términos del acuerdo se hayan incumplido realmente.

• Discuta el tema: Póngase en contacto con los padres / tutores para discutir la situación y tratar de llegar a una solución pacífica. Revise con calma los términos descritos en el contrato firmado y explique cómo las acciones del padre o tutor no se alinean con lo que está escrito. Deles la oportunidad de plantear sus propias preocupaciones, así como la oportunidad de corregir el error.

• Documente el problema: Mantenga registros detallados de todas las conversaciones o interacciones con los padres / tutores sobre el tema, incluida la fecha y hora de la conversación, lo que se discutió y cualquier acuerdo alcanzado. Si se llegó a algún acuerdo, escríbalo y haga que el familiar firme el documento.

• Considere la mediación si necesita apoyo: Si no puede resolver el problema a través de una conversación directa, la mediación puede ser una opción.

• Rescindir  el acuerdo: La decisión de terminar el acuerdo entre un padre o tutor y su programa de cuidado infantil es significativa, pero desafortunadamente a veces es necesario cuando los problemas no se pueden resolver.

• Busque asesoría legal si es necesario: Si continúa experimentando problemas a pesar de sus esfuerzos para resolver el asunto, es posible que se requiera una acción legal.

Es fundamental recordar que cada escenario es único, y los pasos que tome estarán determinados por las circunstancias exactas del problema. Si está confundido acerca de sus opciones o cómo proceder, siempre es una buena idea consultar con un abogado u otro profesional legal.

¿Qué debo hacer cuando tengo una conversación difícil con un padre o tutor?

Tener estas conversaciones difíciles puede ser frustrante, estresante e incluso intimidante para los propietarios de negocios de cuidado infantil, pero es fundamental adoptar un enfoque proactivo y constructivo para resolver la situación. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta durante las conversaciones difíciles:

• Comuníquese abierta y respetuosamente. Trate de entender su punto de vista y sea comprensivo con su posición.

• Aclare las expectativas. Recuérdeles el contrato entre padres y proveedores de cuidado infantil, qué acciones se esperan y por qué.

• Aporte soluciones. Trabajen juntos para encontrar una solución que funcione para ambos, si es posible.

• Establezca límites. Si las tensiones aumentan durante la conversación, tómese un descanso o reanude la conversación en otro momento cuando todas las partes estén tranquilas. Está bien tener una reunión usando una plataforma de video digital si le resulta útil contar con algún espacio incorporado.

• Recuerde mantener la calma y el profesionalismo en todo momento. Lidiar con conversaciones difíciles puede ser un desafío, pero es importante mantener una actitud positiva y constructiva.

Si aún necesito rescindir el contrato entre padres y proveedores de cuidado infantil, ¿qué debo hacer?

Después de intentar resolver el (los) problema (s), si aún necesita rescindir un contrato entre padres y proveedores de cuidado infantil, es fundamental contar con un plan. Su plan debe describir los pasos que debe seguir para finalizar el contrato de manera justa y educada para que 1) no tenga que detenerse y averiguar qué hacer a continuación y 2) el proceso sea consistente y justo. 

 Estos son algunos pasos a considerar al rescindir los acuerdos:

1. Revise el contrato de los padres de cuidado infantil: Examine el contrato primero para verificar que esté de acuerdo con los términos descritos en su política de terminación del contrato.

2. Informe a los padres / tutores: Informe a los padres / tutores por escrito. Este aviso debe incluir las razones claras y directas para la terminación, los términos y condiciones que no se cumplieron, los pasos que su empresa tomó para resolver la disputa, la decisión de rescindir su contrato y la fecha en que la terminación es efectiva.

3. Proporcione un período de notificación justo: Si y cuando sea posible, permita a las familias un período de notificación razonable para hacer arreglos alternativos para el cuidado de su hijo.

4. Haga planes para la devolución de bienes:  Si la familia tiene alguna propiedad o bienes personales en el programa de cuidado infantil, haga arreglos para su devolución.

5. Reembolsar cualquier pago: Si corresponde, reembolsar cualquier tarifa recibida por adelantado por servicios de cuidado infantil que no se brindarán.

6. Obedezca todas las leyes y regulaciones aplicables:  Asegúrese de que se sigan todas las leyes y regulaciones aplicables con respecto a la terminación de los servicios de cuidado infantil.

El procedimiento de terminación debe manejarse con amabilidad y profesionalismo, ya que puede ser una experiencia dolorosa y emocional tanto para la familia como para el proveedor de cuidado infantil. Haga un registro de todas las comunicaciones e interacciones con los padres / tutores antes de la decisión de cancelar su contrato. Finalmente, esté preparado para responder a cualquier pregunta o inquietud que las familias puedan tener sobre la terminación de una manera respetuosa y compasiva.

Aunque pueden surgir problemas de vez en cuando, aún puede tomar las medidas para elaborar un contrato completo entre padres y proveedores de cuidado infantil para establecer expectativas claras y minimizar las posibilidades de disputas. Invertir en un contrato sólido desde el principio puede ayudar a minimizar los malentendidos y problemas más adelante, por lo que es una inversión que vale la pena para todas las partes involucradas.