Contratos con otras empresas  

Conceptos básicos del contrato

Cuando celebra un acuerdo con otra entidad comercial, todos los detalles de su acuerdo deben anotarse por escrito y firmarse por ambas empresas. El documento escrito se llama contrato.

Debe evitar entrar en un acuerdo en el que todo se acuerde verbalmente y nada esté por escrito, incluso si es con alguien que conoce muy bien. A veces esto se conoce como un "acuerdo amistoso" porque los términos solo se basan en palabras intercambiadas. Cuando usted y otra persona discuten verbalmente los acuerdos, hay muchas oportunidades para malentendidos u olvidar detalles. Cuanto mayor sea la importancia del acuerdo o relación, mayor será la importancia de que no haya malentendidos en los que una parte (o "parte", como a menudo se llama a las entidades que se contactan entre sí) se sienta engañada o decepcionada por la otra.

Hay diferentes tipos de acuerdos con diferentes niveles de importancia que puede ingresar. A menudo, el título de un acuerdo puede dar una idea de la magnitud de su impacto en su negocio. Los acuerdos que los padres firman para inscribir a sus hijos en su cuidado pueden llamarse Contratos de Cuidado. Cuando trabaja con otras organizaciones en su comunidad, puede recibir un Memorando de Entendimiento, o MOU, que generalmente representa un acuerdo de menor riesgo. A menudo, las agencias que acuerdan trabajar juntas para un propósito común sin intercambiar dinero firman un memorando de entendimiento. Puede firmar un MOU si acepta trabajar con una agencia local de Early Head Start para cumplir con los estándares del programa EHS.

¡Póngalo por escrito!

Cada vez que celebre un acuerdo con otra entidad, hay información clave que desea asegurarse de que se registren en el documento que ambos firman:

• Nombre de la empresa (si una empresa utiliza un nombre de Doing Business As o "DBA", incluya también el nombre de la empresa registrada)

• Dirección comercial (incluya la mejor dirección postal si es diferente a la dirección comercial registrada)

• La(s) persona(s) de contacto de cada empresa, junto con su número de teléfono y dirección de correo electrónico

• La fecha de inicio y finalización del acuerdo. Los acuerdos deben tener una fecha de inicio y finalización o una fecha de finalización del trabajo. Para trabajos de contratistas pequeños, está bien si el acuerdo no especifica fechas, siempre y cuando el pago no venza hasta que se realice el trabajo.

• Condiciones de pago: ¿Se intercambiará el pago? Si es así, ¿cuánto? ¿Qué forma de pago se acepta? ¿Cuándo vence el pago? ¿Cuál es la multa por pagos atrasados?

• Asegúrese que las partes que firman el contrato tengan la autoridad para ejecutar (o llevar a cabo) ese contrato en nombre de la organización.

Si está pagando a otra empresa para que realice un servicio para usted, tendrá expectativas sobre la calidad del trabajo que recibirá. Si el trabajo no se completa de la manera que pensó que sería, entonces tiene derecho a disputar el trabajo, si pone sus expectativas por escrito en un contrato firmado por ambas entidades. Hoy en día, los documentos firmados digitalmente se consideran tan válidos como las copias impresas con firmas manuscritas.

Como regla general, siempre obtenga aclaraciones de una fuente confiable si no está seguro de algo o no tiene tiempo para leer los documentos que está firmando.

Evaluación del nivel de riesgo

Los acuerdos más complicados o los acuerdos jurídicamente más vinculantes requieren contratos más largos. Cuanto más legalmente vinculada esté su empresa a otra entidad, mayor será el riesgo que su empresa podría estar asumiendo al celebrar el contrato. Le conviene que un representante legal revise los contratos de riesgo potencialmente mayor antes de comprometer su empresa con los términos del acuerdo. Desea conocer todas sus obligaciones, así como qué servicios o bienes se le deben antes de firmar. Tenga en cuenta que incluso los contratos cortos podrían ser legalmente vinculantes.

Además, tenga en cuenta que "menor riesgo" no necesariamente equivale a "menos trabajo". Siempre lea cualquier documento que firme palabra por palabra. Si no entiende algo, pídale a la persona que preparó el documento que se lo explique. Si tiene inquietudes sobre algo que se le pide que haga, pregunte. Puede cambiar el lenguaje del contrato para que se ajuste a sus circunstancias o puede desarrollar una mejor comprensión de las expectativas al tener una conversación.

A medida que los contratos aumentan en niveles de compromiso y riesgo, hay más componentes a considerar. Aquí hay algunas señales de que los contratos pueden tener un nivel significativo de riesgo.

Si está intercambiando una gran suma de dinero y / o si está intercambiando una suma significativa como una cantidad recurrente. La rentabilidad de su negocio es fundamental para la salud y el éxito de su negocio. Si le está pagando a otra persona para que haga un trabajo por usted, ¿ha investigado si tiene buena reputación? Mire las recomendaciones en línea y pregunte por clientes anteriores a los que puede llamar. ¿Podrá verificar regularmente (idealmente mensualmente) que están haciendo el trabajo por el que les está pagando y que su desempeño cumple con sus estándares? Es más beneficioso si puede agregar lenguaje al contrato que indique claramente lo que sucede si no hacen el trabajo o si su desempeño no cumple con sus estándares.

Se incluyen ciertas cláusulas vinculantes. Hacia el final del acuerdo, es común que los contratos de riesgo medio a alto incluyan frases legales que pretenden reducir el riesgo. Piense si la agencia con la que firma un acuerdo es lo suficientemente confiable como para que usted asuma su riesgo. Además, asegúrese de que el contrato lo proteja por igual. Las cláusulas vinculantes no significan que no deba asumir el contrato, simplemente es una señal de que el contrato tiene cierto nivel de riesgo. Si no está seguro de lo que significa algo en el contrato, pídale a las personas de confianza en su negocio o en su vida que lo vean. Si hay alguna duda sobre el significado o la interpretación, es posible que desee considerar una consulta legal para confirmar que celebrar el contrato es lo mejor para usted.

Las personas ajenas a su empresa acuden a su empresa o su empresa acude a la suya. Siempre que usted se encuentre en el establecimiento de otra persona, ésta puede verse en la situación de aceptar la responsabilidad si usted resulta lesionado, a menos que usted acuerde por escrito otra cosa. Esta es la razón por la que usted tiene un seguro de responsabilidad civil: si un niño se lesiona en su casa y la familia sospecha que usted es el responsable, es probable que su seguro de responsabilidad civil le proteja de tener que pagar los gastos médicos o legales. Algunos contratos exigen una prueba de seguro de responsabilidad civil o pueden pedirle que añada a otra empresa como entidad asegurada adicional en su seguro de responsabilidad civil (o viceversa).

Más comúnmente, los contratos tendrán cláusulas de exención de responsabilidad. Estos generalmente establecen que no puede responsabilizar a la otra agencia por un evento negativo que ocurra mientras están en el acuerdo con usted. Las declaraciones de exención de responsabilidad suelen ser beneficiosas para ambas partes, siempre y cuando ambas partes se presenten un grado similar de riesgo. En general, las cláusulas de exención de responsabilidad son buenas para incorporar en contratos de asociación comunitaria o servicios compartidos.

Una situación en la que hay diferentes grados de riesgo es cuando contrata a un contratista para hacer reparaciones o jardinería. Estos contratistas representan un riesgo significativamente mayor para su propiedad y su negocio que usted para ellos. Los contratistas deben tener una póliza de seguro de responsabilidad civil para protegerse de situaciones adversas, al igual que usted tiene una póliza de seguro de responsabilidad civil para su negocio. Solo trabaje con contratistas que tengan seguro de responsabilidad civil y que hagan el trabajo por usted sin una cláusula de exención de responsabilidad.

Ejemplo

El director del centro quiere incorporar el idioma chino en el plan de estudios de los estudiantes tempranos. Ella se acerca para contratar a una tutora de chino, la Sra. Zhang, para desarrollar y entregar lecciones semanales de chino.