En este recurso, repasaremos los conceptos básicos de la depreciación y cómo funciona para que pueda entender cuándo necesita prepararse para impuestos más altos y cuándo no.

¿Qué es la depreciación?

Entender la depreciación y cómo afecta a sus finanzas.

La depreciación puede ser complicada y confusa, pero si usted hace cualquier compra de activos individuales o mejoras en la propiedad de más de $ 2,500 para su negocio, tales como automóviles, muebles, computadoras, un nuevo techo, o tiene un programa de cuidado de niños en el hogar o una instalación que usted posee, usted necesita entender la depreciación y cómo puede afectar a su negocio de cuidado de niños.

Este documento no debe considerarse asesoramiento fiscal. Por favor, consulte con su asesor fiscal o contador para obtener información específica sobre la depreciación de su negocio.

Términos clave

Activo - propiedad que adquiere para ayudar a producir ingresos para su negocio. Los activos están sujetos a depreciación, sin embargo, el IRS le permite deducir el costo en su totalidad de  $ 2,500 o menos. Un activo es un único artículo, no un grupo de artículos. Por ejemplo, un sofá que cuesta $3.000 en lugar de 10 sillas que costaban $300 cada una.

Depreciación: deducción anual del impuesto sobre la renta que le permite recuperar el costo u otra base de determinados bienes durante el tiempo que los utilice. Normalmente, debe amortizar las compras de un solo artículo superiores a $2,500.

Mejora: renovación que aumenta el valor o mejora la vida útil de una propiedad.

Reparación: arreglar el "desgaste" normal de un artículo, como sustituir las tejas que se han caído, pero no todo el tejado.

Tiempo-espacio: cálculo que permite a las empresas de cuidado de niños a domicilio determinar el uso comercial que hacen de determinados bienes. Los proveedores deben aplicar primero el tiempo-espacio al artículo o propiedad antes de calcular la depreciación permitida. Aprenda a calcular su tiempo-espacio aquí. Con el fin de utilizar el cálculo de tiempo-espacio, los proveedores deben vivir en la residencia donde se proporciona el cuidado.

¿Qué es la depreciación?

Siempre que realice una compra empresarial que vaya a utilizar durante más de un año, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que se amortice. Esto significa amortizar el coste en sus impuestos empresariales a lo largo del tiempo (en lugar del año en que lo compra). La desventaja es que en lugar de obtener una deducción en un año, la obtendrá poco a poco, a lo largo de varios años. La depreciación puede aplicarse a muchas cosas en su negocio, incluyendo:

  • Muebles

  • Lavavajillas y otros electrodomésticos

  • Ordenadores

  • Edificios y renovaciones

  • Vehículos

¿Por qué hay que entender la depreciación?

Normalmente, cuando tiene un gasto, se deduce totalmente en ese año "compensando" la misma cantidad de ganancias de ingresos. La depreciación crea un calendario diferente para sus ingresos y gastos que puede aumentar sus impuestos cuando hace una gran compra o mejora, pero los reduce en años futuros. Por ejemplo, supongamos que compra una mesa de 100 dólares. Usted hizo $100 y usted consigue deducir $100, así que el impacto en sus impuestos es $0 - puesto que los $100 fueron gastados en un gasto deducible.

La depreciación cambia esta compensación. Supongamos que ha utilizado 20.000 $ de ingresos para comprar una furgoneta nueva. En este caso, tus impuestos reflejarían los 20.000 $ de ingresos, pero sólo podrías deducir 4.000 $ el primer año (más adelante explicaremos por qué). Como resultado, usted tendría $16,000 en ingresos gravables (es decir, los $20,000 - $4,000 en depreciación dejan $16,000 en ingresos). Dado que muchos proveedores no esperan estos ingresos imponibles adicionales, les puede pillar por sorpresa a final de año, causándoles problemas a la hora de encontrar dinero para pagar su factura fiscal.

¿Qué está sujeto a amortización?

Para determinar si una compra que realiza para su empresa está sujeta a amortización debe plantearse las siguientes preguntas.

1.      ¿Es el artículo "ordinario y necesario" para su negocio? - es decir, ¿lo necesita para llevar su negocio? Esta es una oportunidad interesante para los propietarios de negocios de cuidado infantil familiar, ya que puede abrir mejoras en el hogar para calificar como deducciones (más sobre esto más adelante en este recurso).

Si es así, pase a la siguiente pregunta.  Si el artículo no es "ordinario y necesario" para su negocio, entonces es un gasto personal que no es deducible de sus impuestos de negocios en absoluto.

2.      ¿Puede durar el artículo más de un año? - Por ejemplo, es probable que las toallas de papel se agoten en un año, por lo que no serían subvencionables. Sin embargo, un escritorio o una terraza recién instalada (para una guardería familiar) serían artículos que durarían más de un año.

Si el artículo puede durar más de un año, entonces pase a la siguiente pregunta. Si el artículo no puede durar más de un año, entonces trátelo como un gasto empresarial típico que no estaría sujeto a depreciación.

3.      ¿Tiene un valor superior a 2.500 dólares? - Cualquier artículo, incluso uno que pueda durar años, que tenga un valor inferior a 2.500 dólares se considera un "puerto seguro" en el que se puede gastar en un año y no estará sujeto a depreciación. Tenga en cuenta que se trata de un límite por artículo. Por ejemplo, si ha comprado 50 sillas por 100 $ cada una, aunque la factura total ascienda a 5.000 $, cada silla tiene un valor inferior a 2.500 $, por lo que no será necesario aplicar la depreciación.

Si el valor es superior a 2.500 $, pase a la siguiente pregunta. Si es inferior a 2.500 $, trátalo como un gasto típico de la empresa.

4.      ¿Se trata de un gasto de reparación o mantenimiento? - Los gastos de reparación o mantenimiento de artículos para su negocio, incluida su casa para los proveedores de cuidado infantil familiar, se pueden contabilizar como gastos en un año y no estarán sujetos a depreciación. Por ejemplo, supongamos que le reparan las tejas del tejado y le cuestan 3.500 $.  Como una reparación, usted todavía sería capaz de deducir en un año y la depreciación no se aplicará.

Si no es un coste de reparación o mantenimiento, tendrá que amortizar el artículo. Si se trata de un coste de reparación o mantenimiento, indíquelo como gasto en su declaración de la renta.

Cuidadores familiares de niños

Hay otras dos consideraciones para determinar si un artículo está sujeto a amortización para los proveedores de cuidado infantil familiar. En primer lugar, si un artículo se utiliza exclusivamente para su negocio (por ejemplo, un ordenador de empresa), el 100% de la depreciación se puede aplicar a su negocio. Sin embargo, si un artículo se mezcla con el uso personal y empresarial, como un nuevo sistema de refrigeración, tendrá que determinar la cantidad de uso empresarial (y la cantidad deducible) utilizando el cálculo de tiempo-espacio. Sepa que si su casa se utiliza exclusivamente para su negocio de cuidado de niños y no es personal el 100% de la depreciación se aplicaría en todos los casos.

En segundo lugar, los proveedores de servicios de guardería pueden deducir la amortización de sus viviendas. La depreciación de la vivienda se basa en el valor de la vivienda y en cualquier renovación (mejoras en la vivienda que aumentan su valor, como una nueva terraza), pero no en el valor del terreno en sí. La mejor manera de determinar el valor del terreno es a través de la oficina del tasador local y luego restar esa cantidad del valor total de su casa. Por ejemplo, si compró su casa por 400.000 $ y el tasador valoró el terreno en 75.000 $, el importe total amortizable sería de 325.000 $.

Cuando vende una vivienda en la que operaba un negocio, tiene que pagar un impuesto sobre la depreciación, incluso si no la dedujo o si ya ni siquiera está en el negocio. El importe total se gravará en función de su declaración y del tramo impositivo correspondiente a sus ingresos del año en cuestión. En consecuencia, es una buena práctica deducir su vivienda cuando pueda para obtener el beneficio del valor que finalmente tributará.

¿Cómo se amortiza un bien?

Una vez que haya identificado un elemento amortizable, debe determinar cómo puede gastarlo.

La forma más básica de calcular cuánto puede gastar en un año determinado se denomina amortización lineal (aunque existen otros métodos que puede utilizar su asesor fiscal).

En este cálculo, se toma el coste total del artículo y se divide por el número total de años que el IRS dice que es la vida útil del artículo. A continuación se presentan algunos valores de vida útil comunes del IRS:

  • Mobiliario, instalaciones y equipos de oficina - 7 años

  • Automóviles - 5 años

  • Mejoras del terreno - 15 años

  • Una casa o edificio utilizado en parte o en su totalidad para un negocio - 39 años

Puede encontrar la lista actualizada de todos los valores de vida de los artículos en la Publicación 946 del IRS, aquí.

Por ejemplo, el IRS considera que una mejora del terreno, como un nuevo camino de entrada, tiene una vida útil de 15 años. Por lo tanto, si pagó 15.000 $ por la nueva entrada, podría deducir 1.000 $ al año en concepto de amortización durante 15 años (15.000 $ divididos por 15).

Aceleración de la depreciación

Otra opción, además de la depreciación lineal, es acelerar su depreciación, lo que le permite gastar su compra más rápidamente, por ejemplo durante un año. En concreto, puede acelerar su depreciación mediante tres reglas especiales:

1.      La depreciación de la Sección 179 es permisible para la propiedad física utilizada para su negocio más del 50% del tiempo. Ejemplos de bienes permitidos son equipos de oficina, muebles, vehículos, y la mayoría de otros activos que no son edificios, o mejoras a su edificio (incluyendo una casa utilizada para los negocios). Si usted es un proveedor de cuidado infantil familiar que desea utilizar este método de depreciación para una mejora de su casa, usted tendrá que demostrar el 50% o más de uso comercial. Por ejemplo, en el caso de un vehículo, como una furgoneta para el transporte de niños, tendrá que demostrar que los kilómetros recorridos con fines profesionales suponen al menos el 50% del total de kilómetros recorridos durante un año si utiliza este método. Alternativamente, puede amortizar el vehículo en función del porcentaje de uso para fines profesionales frente al uso personal utilizando la amortización lineal).

Para el año fiscal 2022, usted puede escribir de hasta $ 1.08 millones en gastos elegibles de la Sección 179. La única excepción son los coches que tienen un límite a la deducción de un solo año basado en el peso. Para los vehículos de menos de 6.000 libras, es de $ 11.200.  Para los vehículos de más de 6.000 libras, pero menos de 14.000 libras, es de 26.200 dólares. También debe asegurarse de prorratear los costes en función del porcentaje de uso profesional. Por ejemplo, si usted toma el total de millas recorridas en el año para su coche y el 65% de las millas son para su negocio, sólo se puede depreciar el 65% del precio de compra.

2.      La amortización bonificada le permite deducir el 100% de determinados bienes en un año sin límite máximo del importe total que puede deducir. Para poder acogerse a la Amortización Bonificada, el bien debe tener una vida útil de 20 años o menos (por lo que no se aplica a su vivienda) y utilizarse para fines profesionales el 50% o más del tiempo. Esta segunda parte es importante para los proveedores de servicios de guardería familiar, ya que un gasto, como la pavimentación de la entrada de su casa, que cumpla los criterios de tener una vida útil inferior a 20 años puede no reunir los requisitos si el porcentaje de tiempo que el proveedor dedica a su negocio es inferior al 50%.

Una excepción, similar a la depreciación de la Sección 179, es que hay reglas separadas para los vehículos. Para los vehículos de menos de 6.000 libras, usted puede gastar $ 19.200. Para los vehículos de más de 6.000 libras, pero menos de 14.000 libras, no tienen un límite. Al igual que la depreciación de la Sección 179, es necesario utilizar el vehículo al menos el 50% del tiempo basado en el total de millas recorridas y la cantidad de depreciación debe ser ajustada por el uso comercial.

La amortización bonificada seguirá siendo del 100% hasta finales de 2022. En los años siguientes, el porcentaje de amortización permitido disminuirá (a partir de 2023, cuando estará limitado al 80% del valor) hasta que finalice por completo en diciembre de 2026.

3.      La norma Safe Harbor for Small Taxpayers (puerto seguro para pequeños contribuyentes) puede ofrecer otra forma de acelerar la amortización. Esta norma procede de la normativa del IRS sobre bienes tangibles y permite a los proveedores deducir las reparaciones o mejoras realizadas en el hogar (en el caso de los proveedores de cuidado infantil familiar) o en una instalación (en el caso de los centros) que sean inferiores a 10.000 $ o al 2% de la base no ajustada (es decir, el valor de la propiedad menos el valor del terreno). Por ejemplo, supongamos que usted es propietario de una guardería cuyo valor es de 350.000 $ y el terreno vale 50.000 $. La base no ajustada sería de 300.000 $. El dos por ciento de la base no ajustada sería de 6.000 $. Así que una mejora, como la adición de un toldo que fue de $ 5,500, podría deducirse en un año.

En el caso de los proveedores de servicios de guardería familiar, hay que incluir también el cálculo de tiempo y espacio. Por lo tanto, digamos que la casa de un proveedor de cuidado infantil familiar se valora en $ 400.000 y la tierra es de $ 65.000. Su base no ajustada sería de $ 335.000. Su base no ajustada sería de 335.000 dólares. Además, supongamos que el cálculo de tiempo-espacio muestra que el proveedor está utilizando la casa para el negocio el 35% del tiempo. Ahora, la base no ajustada sería de 117.250 $ (es decir, el 35% de 335.000 $). El 2% de 117.250 $ son 2.345 $. Por lo tanto, los costes inferiores a 2.345 $ relacionados con la reparación o renovación podrían deducirse en un año en lugar de amortizarse a lo largo del tiempo.

Si utiliza esta regla, asegúrese de que su preparador de impuestos incluya una declaración que diga:

" Sección 1.263(a)-3(h) Elección de puerto seguro de minimis

Su nombre _________________

Su dirección __________

EIN o número de la Seguridad Social __________

Para el ejercicio que finaliza el 31 de diciembre de 20__, opto por la elección de puerto seguro para pequeños contribuyentes conforme a Treas. Reg. Sección 1.263(a)-3(h) para lo siguiente: (enumere sus mejoras)".

 

Es importante tener en cuenta que las limitaciones estatales pueden variar, por lo que la depreciación, como se ha descrito anteriormente, sólo puede aplicarse a su declaración de impuestos federales.

Mantenimiento de registros

Es fundamental tener registros claros de sus compras para la depreciación que incluyan lo que compró, cuándo, el coste total y cualquier indicación de la cantidad de uso comercial (por ejemplo, si fue 100% para uso comercial o una mezcla de uso comercial y personal). Este último punto es importante, ya que puede variar en función del tipo de artículo.   Por ejemplo, para un frigorífico sería bueno disponer de una doucmentaiton tiempo-espacio, pero para una impresora podría ser conveniente tener una estimación de la cantidad de impresiones que se realizan para el trabajo y la cantidad de impresiones que se realizan para uso personal.

También es importante llevar un registro de la amortización restante para que su preparador fiscal sepa cómo aplicarla en años futuros. Para más información sobre el mantenimiento de registros, visite este enlace.

Asistencia adicional

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