¿Cómo puedo preparar mi negocio para el cierre de año tributario?

Finanzas

Los ingresos de su programa de cuidado infantil son fuertes cuando su tarifa por niño cubre sus  costos; se cobran todas las tarifas; y su inscripción se maximiza. Esto se conoce como el “triángulo de hierro” en la gestión de las finanzas para los programas de educación de la primera infancia (Morgan & Emanuel, 2009; Stoney, 2019).

Comprender estas partes del Triángulo de Hierro es más urgente ahora que nunca, dados los complicados factores de la escasez de personal, que afecta a la capacidad de aumentar al máximo la matriculación, la inestabilidad de los gastos, que puede dificultar la comprensión de sus costos para establecer su tarifa por niño, y la pérdida de ingresos de los proveedores debido a cierres temporales impredecibles y ocasionales.

Los proveedores de hoy deben tomar más medidas que en el pasado para fortalecer su modelo de negocio financiero. Las acciones recomendadas a continuación pueden ayudarle a incorporar los fundamentos del triángulo de hierro y enfrentar los desafíos de hoy. Estas herramientas proporcionan pasos probados y verdaderos para analizar sus ingresos y gastos y equilibrar su presupuesto. Además, considere las acciones recomendadas para mitigar el impacto de las condiciones relacionadas con la pandemia de COVID-19 en su negocio, tenga presente: personal e inscripción. Al llevar a cabo estas acciones, tenga presente sus reflexiones sobre sus actividades presupuestarias del año pasado.

Presupuesto: Si no tuvo un presupuesto el año pasado, o si no estuvo involucrado en el proceso de presupuestación de su negocio, su primer paso debe ser crear o aprender sobre el presupuesto mensual de su negocio. Las continuas repercusiones de la pandemia de COVID-19 han causado estragos en la estabilidad de nuestra economía. Es importante ahora más que nunca tomar conciencia de cualquier inconsistencia o cambio en sus ingresos y gastos para que pueda adaptarse de manera proactiva.

Pronóstico de flujo de caja: A continuación, puede desarrollar un pronóstico de flujo de caja para ayudarlo a comprender y proyectar cuánto dinero recibirá y gastará su negocio mensualmente. Un ejercicio de flujo de caja ayuda a planificar la posible escasez temporal de efectivo disponible.

Una vez que haya construido el caso base de su pronóstico de flujo de caja, puede continuar con el ejercicio desarrollando los mejores y peores escenarios. Considere cómo asignaría el exceso de ingresos si el el próximo año presentara el mejor caso financiero.  Alternativamente, también debe planificar cómo manejará las disminuciones de ingresos y / o los aumentos de gastos en caso de que ocurriera.

Plan de contingencia: A medida que redacta su presupuesto y proyección de flujo de caja para el nuevo año, le recomendamos que incorpore una red de seguridad en su presupuesto. Debe crear o mantener un fondo de emergencia para los casos en que el flujo de caja sea negativo al final de un mes. Si aún no ha creado un fondo de emergencia, podría establecer el acceso a una línea de crédito comercial.

Involúcrese: Si aún no ha estado involucrado con el proceso de presupuestación de su negocio, considere integrarse en la planificación financiera de su operación. Los expertos en organización de la primera infancia Talan y Bloom (2011) recomiendan que los administradores de negocios se involucren en los informes de ingresos y gastos, incluso si contrata a un contador u otro profesional financiero para que se encargue del trabajo. Esto no solo le involucra en la responsabilidad en sus prácticas comerciales, sino que también le brinda las herramientas necesarias para maximizar el rendimiento financiero de su negocio para continuar conectando las finanzas con la planificación comercial durante todo el año.

Si no tiene una copia del presupuesto de su empresa, considere comunicarse con su contador y tener una conversación sobre el presupuesto. Guarde una copia de su presupuesto anual en archivo. Incluso si su contador actualiza los libros sin su participación o si usted no quiere o no tiene tiempo para participar, solicite copias de los estados financieros mensuales en el futuro.

Aumentar sus ingresos: Dado que la inscripción probablemente constituyen la mayor parte de sus ingresos, observe cuidadosamente sus niveles de inscripción en el transcurso del último año. Considere dónde le gustaría ver sus niveles de inscripción en el año próximo para que pueda generar los ingresos que desea. Si desea aumentar la inscripción, el marketing y número de personal serán componentes clave de su estrategia comercial.

Inscripción

Inscribir a más niños está directamente relacionado con su capacidad para mejorar la sustentabilidad a largo plazo de su negocio. Cuanto más fuerte sea su inscripción, mayor será la probabilidad de que pueda brindar una mejor calidad de atención a más niños con el tiempo. 

Cuando considere por primera vez aumentar la inscripción, es posible que se sienta abrumado. Después de todo, usted puede controlar cuántas familias quieren y pueden inscribir a sus hijos bajo su cuidado ... ¿no es así?

No exactamente. Hay acciones tangibles que puede tomar para promover o hacer publicidad su negocio y generar más interés en la inscripción.

Pída a su personal y a las familias actuales que lo recomienden a otras familias.  Es más probable que nuevas familias confíen en la opinión de otras familias y amigos. Considere ofrecer un pequeño regalo o felicitaciones públicas para las familias que recomiendan con éxito su negocio y a las familias que se inscriben debido a una recomendación.

Desarrolle o amplíe sus redes sociales y presencia en la web. Las familias utilizan la web y las redes sociales como un recurso clave. Use estos lugares para enfatizar lo que hace que su operación sea única y por qué las familias deben enviar a sus hijos a su cuidado. Asegúrese de que su empresa aparezca en los resultados de dónde los miembros de la comunidad pueden buscar centros de cuidado infantil, como Google o Yelp. Aproveche el poder de aplicaciones como Nextdoor y grupos de Facebook locales o de la ciudad para compartir que tiene vacantes disponibles.

Conéctese con otros proveedores, especialmente aquellos que podrían jubilarse o cerrar el negocio. La creación de redes con otros proveedores de cuidado infantil puede beneficiar a toda la comunidad, incluidos sus clientes y su operación. Saber lo que otros proveedores están haciendo le hace consciente de qué estrategias de mercadeo parecen estar funcionando (y qué no parece estar funcionando) en su comunidad. Además, comprender lo que otros proveedores están ofreciendo ayuda a comprender qué hace que sus ofertas sean únicas y exitosas. Sus clientes potenciales apreciarán si usted sabe que su operación no es la ideal para una determinada familia, pero puede recomendar otra que sí lo sea. De la misma manera, otros proveedores con los que se conecte pueden recomendarlo a usted.

Estas son solo algunas de las muchas estrategias para aumentar su inscripción. Puede inscribirse  en el WISER para  tener acceso a materiales de mercadeo adicional, así como a otros a ayudas presupuestarias que le ayudarán a centrarse en sus objetivos empresariales y rendir cuentas de lo que quiere conseguir. 

Personal

Recientemente, el número de personal ha presentado un gran desafío para la fuerza laboral de cuidado infantil, no solo en Texas, sino también en todo el país. Atraer y retener al personal es un tema que vale la pena considerar durante este ejercicio de reflexión y registro de ideas.

¿Tiene el personal para lograr su objetivo de inscripción? Aunque retener personal ha sido difícil, tiene acceso a técnicas para atraer solicitantes de alta calidad. Si le preocupa retener al personal en el nuevo año, es posible que desee considerar agregar beneficios a los paquetes de empleo u ofrecer aumentos salariales temporales para reforzar su competitividad en el mercado local.

Además, hay formas gratuitas de hacer de su negocio un lugar más atractivo para que las personas quieran trabajar en el. Puede tomar medidas para evaluar y mejorar la cultura de su lugar de trabajo.

En una encuesta reciente de Boston Consulting Group y The Network, se preguntó a 200.000 personas de 186 países qué factores les hacían más felices en el trabajo. Los factores que ocupan los primeros puestos, por orden, son recibir el reconocimiento por un trabajo bien hecho; tener buenas relaciones con los compañeros; tener un buen equilibrio entre la vida laboral y la personal; y tener buenas relaciones con sus superiores. El salario ocupa el octavo lugar de la lista. ¿Qué se deduce de esto? Como empresario, usted tiene el poder de crear oportunidades de empleo competitivas en su comunidad. Para aprovechar ese poder, sólo tiene que centrarse en desarrollar y comunicar la cultura laboral de su empresa.

No es una novedad que todos hemos experimentado el estrés de forma más aguda debido a los retos y cambios que ha traído la pandemia. Reducir el estrés para usted y sus empleados puede ser increíblemente beneficioso para el bienestar personal y profesional. Si el personal se siente apoyado para valorar su tiempo fuera del trabajo y para tomarse el tiempo personal que necesita, será más probable que realice un trabajo de alta calidad mientras esté en el trabajo, que se sienta más comprometido con su trabajo y que considere su trabajo como algo más importante.

 Investigaciones muestran que los niveles de estrés de las personas disminuyen cuando sus niveles de gratitud aumentan. Puede desarrollar una cultura en la que elogie a su personal por un trabajo bien hecho y aliente a su personal a felicitarse y agradecerse entre ellos. Esto solo puede aumentar la satisfacción de sus empleados en sus horas en el trabajo.

Estamos todavía navegando por las consecuencias de la primera pandemia mundial ocurrida en 100 años. Ante desafíos aparentemente insuperables, usted continúa brindando un servicio invaluable a los niños y familias de Wisconsin.

Lo hemos escuchado mientras ha compartido sus historias que reflejan su estrés y sacrificio, así como hemos escuchado sus historias de perseverancia, mentalidad de crecimiento y motivación para continuar apoyando y sirviendo a la comunidad.

Se desconoce lo que se avecina para el próximo año; sin embargo, no necesita estar inseguro cuando se trata de la planificación de su negocio. Tiene las herramientas a su alcance para navegar por circunstancias ambiguas y salir de esta pandemia con exponencialmente más conocimientos de negocios que cuando comenzó este año.