Documentación de los gastos y estrategias de gasto de las subvenciones
Acerca del programa Child Care Counts: Programa de Pago de Estabilización
Wisconsin recibió financiación de la Ley del Plan de Rescate Americano (ARPA) para desarrollar y aplicar el programa Child Care Counts: Programa de Pago de Estabilización. Wisconsin ha distribuido fondos para ayudar a las empresas de cuidado infantil a hacer frente a los impactos de la pandemia COVID-19, incluyendo el aumento de los costos de programación y una crisis de personal en todo el estado. Los fondos han permitido a los proveedores de cuidado infantil hacer inversiones estratégicas en sus programas para fortalecer sus operaciones y mantener los servicios para nuestros niños y familias que están más lejos de la oportunidad.
Se ha puesto a disposición un total de 351 millones de dólares en fondos que se distribuirán en Wisconsin a través de dos programas que se centran en los retos a los que se enfrentan los proveedores de atención y educación infantil. Los proveedores de servicios de cuidado infantil autorizados podrán recibir pagos mensuales hasta el 2023, lo que les proporcionará la estabilidad financiera que necesitan para permanecer abiertos, mejorar e invertir en la programación, contratar y retener a personal calificado y seguir proporcionando cuidados de alta calidad a los niños. A continuación, se ofrece información sobre los dos programas.
Programa de pagos A - Aumentar el acceso a una atención de alta calidad
Este programa de pagos tiene por objetivo garantizar una atención de alta calidad en todo el estado, apoyando los costos para mantener el cumplimiento de la reglamentación, mejorar las prácticas de salud y seguridad, y promover la mejora continua de la calidad.
Programa de pagos B - Financiación de la contratación y retención de personal
Este programa de pagos está destinado a apoyar los costos asociados a la contratación y retención de proveedores de atención y educación tempranas de alta calidad mediante la financiación para aumentar la compensación y proporcionar oportunidades de desarrollo profesional.
Para obtener más información sobre el Programa de Pagos de Estabilización, incluido el calendario para proporcionar actualizaciones y presentar solicitudes, consulte el sitio del Departamento de Niños y Familias de Wisconsin aquí.
Esta página le ayudará a entender mejor qué tipos de gastos se consideran autorizados para ser cubiertos por los fondos de estabilización, cómo asegurarse de que tiene la documentación adecuada de estos gastos, e ideas para las estrategias de gasto que son permitidas y proporcionan formas de fortalecer su programa tanto a corto como a largo plazo.
Usos aprobados de la financiación
¿Cómo puedo utilizar mis fondos?
Por lo general, los fondos de la subvención pueden utilizarse para apoyar el mantenimiento del negocio de cuidado de niños y el funcionamiento del programa. Una vez concedidos, los fondos deben gastarse en un plazo de 120 días a partir de la fecha de la carta de pago. Teniendo en cuenta que la subvención puede cubrir los gastos actuales y futuros, es mejor utilizar los fondos de acuerdo con lo que está permitido y le ayudará a seguir funcionando.
Aunque la lista de gastos específicos puede variar en función de lo que se considere necesario para cada operación individual, los siguientes costos relacionados con el negocio se consideran generalmente usos permitidos para los pagos de estabilización de Child Care Counts:
Nómina (incluida la de los trabajadores autónomos y los pagos de los propietarios en el caso de las empresas individuales)
Beneficios para el personal (incluyendo permisos pagados y apoyo para acceder a las vacunas de COVID-19, a las citas y a la gestión de los efectos secundarios)
Desarrollo profesional o formación continua
Costos de empleo y personal (incluidas las primas, los aumentos temporales o permanentes de la remuneración, las indemnizaciones por riesgo)
Alquiler (véase más abajo la orientación adicional para los programas de cuidado infantil en el hogar)
Hipoteca (véase más abajo la orientación adicional para los programas de cuidado de niños en el hogar)
Costos de los servicios públicos (véase más abajo la orientación adicional para los programas de cuidado infantil en el hogar)
Impuestos sobre la propiedad (véase más abajo la orientación adicional para los programas de cuidado infantil en el hogar)
Seguros (relacionados con la empresa o con los beneficios de los empleados)
Equipo de protección personal (EPP)
Artículos de limpieza
Suministros para el programa y el aprendizaje y materiales educativos
Equipos de interior y exterior
Actualizaciones tecnológicas y de software empresarial
Material de oficina
Transporte (vehículos y mantenimiento)
Reparaciones menores (no se consideran admisibles las construcciones ni las renovaciones importantes)
Alimentos
Servicios de consulta de salud mental y apoyo a los niños y al personal
Reducción del copago o del pago de la matrícula
Cálculo de los costos de los proveedores de servicios de guardería en el hogar
Los proveedores de servicios de cuidado infantil en el hogar pueden utilizar los fondos para los gastos permitidos mencionados anteriormente. Sin embargo, algunos gastos tienen asociados tanto el uso comercial como el uso personal (por ejemplo, la hipoteca o el alquiler mensual de su casa). Aunque el Departamento de Niños y Familias permite que los programas de cuidado infantil en el hogar utilicen los fondos de la subvención para el 100% de estos gastos, usted puede determinar los porcentajes de estos gastos que son estrictamente para el negocio. El cálculo de los porcentajes de tiempo/espacio para su negocio también es necesario para la declaración de impuestos; utilizarlo también para los pagos de estabilización de la CCC alinearía ambos. Aquí hay una hoja de trabajo útil que puede guiarle a través de este cálculo. Si ya tiene su porcentaje de tiempo/espacio calculado a partir de los impuestos del año pasado, puede utilizarlo.
Estrategias de gasto
Área de inversión 1: Resistencia financiera
¿Necesita recuperar los ingresos perdidos?
El impacto financiero de la pandemia en los negocios de cuidado de niños no puede ser subestimado. Muchos programas han tenido que lidiar con cierres, disminución de inscripciones y tasas de asistencia inconsistentes que contribyyeron a una pérdida significativa de ingresos. Muchos propietarios de negocios de cuidado infantil pidieron préstamos, utilizaron dinero de sus ahorros y dejaron de pagarse a sí mismos para administrar. Los fondos de subvención pueden apoyar su recuperación de esas pérdidas y ayudar a restablecer los salarios.
Muchas empresas se endeudaron para sobrevivir a la pandemia. Independientemente de la fuente de la deuda -el Préstamo para Desastres por Daños Económicos (EIDL) de la Administración de Pequeñas Empresas, u otra deuda comercial- la deuda acumulada dificulta considerablemente la recuperación de su negocio. Normalmente, los pagos mensuales de la deuda consisten en un porcentaje del saldo restante del capital del préstamo. Cuanto mayor sea este saldo, mayor será el interés que pague cada mes. Esto se llama interés compuesto, lo que significa que los intereses se cargan sobre los intereses a lo largo del tiempo. Dar prioridad al pago de esta deuda es una estrategia acertada que le ayudará a seguir atendiendo a las familias y a reposicionar la capacidad de su negocio para obtener beneficios al reducir sus costos mensuales. Como ilustra la siguiente imagen, esta estrategia le ayudará a liberar ingresos para utilizarlos en otros gastos necesarios que su programa necesita para funcionar.
Además de pagar la deuda, los fondos pueden utilizarse para mantener otros pagos rutinarios mientras se recupera. Por ejemplo, si tiene problemas para hacer frente a los gastos habituales, como los servicios públicos o los pagos de la vivienda (hipoteca o alquiler), puede utilizar estos fondos para mantener las operaciones hasta que las condiciones se estabilicen para usted.
¿Está preparado para las emergencias financieras?
Ciertamente, la pandemia ha hecho aumentar los costos de los gastos existentes, ha creado nuevos gastos y ha contribuido a reducir sus ingresos. Esto hace que la elaboración de un presupuesto para su nueva realidad sea una característica clave de su plan para la continuidad de las operaciones. No planificar o contabilizar estos nuevos gastos y las próximas emergencias
Un presupuesto mensual puede ser un buen punto de partida para una operación más pequeña, como un programa de cuidado de niños en casa. Una vez que se sienta cómodo con el proceso de elaboración del presupuesto, un flujo de caja semestral puede ser la siguiente opción para hacer un seguimiento de las entradas y salidas de fondos.
Una vez que tenga una idea de lo que le permitirá su presupuesto, debería considerar la posibilidad de reservar fondos para los momentos difíciles. Se recomienda que una empresa disponga de tres meses de gastos en un fondo de emergencia para poder seguir haciendo frente a las facturas habituales en tiempos de dificultades financieras.
¿Dispone de los sistemas necesarios para gestionar sus responsabilidades financieras y de otro tipo?
Disponer de una forma definida de seguimiento de sus ingresos y gastos le facilitará el seguimiento de su decisión de seguir un presupuesto. Disponer de información precisa para elaborar su presupuesto reforzará su capacidad de recuperación. Muchos proveedores pueden hacer un seguimiento de sus finanzas con un sistema básico de contabilidad y una cuenta bancaria empresarial. Al principio, este seguimiento puede ser tan sencillo como disponer de un método para registrar los ingresos semanales de las matrículas y los pagos, los gastos que ha tenido que pagar y guardar los registros de esas transacciones, o los recibos.
Una vez que tenga los fundamentos del negocio, puede considerar el uso de sistemas electrónicos para hacer un seguimiento más fácil. Los sistemas en línea como FreshBooks, QuickBooks y Gusto pueden ayudarle con la contabilidad y las nóminas. Estos sistemas pueden proporcionarle información en tiempo real sobre sus perspectivas financieras y ayudarle a tomar las decisiones necesarias. Estos sistemas también le ayudarán durante el tiempo de impuestos para que pueda completar una declaración de impuestos precisa.
Llevar un buen registro es esencial para gestionar su negocio en general. Además de las herramientas de contabilidad estándar que hemos mencionado, es necesario hacer un seguimiento de los datos de los niños y del personal, de los índices de asistencia, de las comidas, etc. Asegúrese de considerar también los sistemas de gestión de guarderías (CCMS) para estas necesidades. Sistemas como Alliance Core (ELV), Brightwheel, Wonderschool, Procare o EZCare pueden ayudarle con la facturación, la asistencia, etc.
Para más información sobre las ventajas de un SGCC, consulte las preguntas frecuentes
Área de inversión 2: Personal
¿Tiene dificultades para mantener a su personal, para contratar a nuevos empleados o para buscar formas de recompensar a su personal?
Una característica fundamental del Programa de Pagos de Estabilización es que los fondos pueden utilizarse para hacer frente a los apremiantes retos que ha planteado la crisis de personal. Ahora más que nunca, la dotación de personal es un componente integral del modelo de negocio de cuidado infantil. Sin el personal necesario, otros componentes de la capacidad de funcionamiento del negocio están en riesgo. Utilizar los fondos de la subvención para aumentos salariales temporales y bonificaciones es una gran manera de impulsar la tan necesaria financiación en la mano de obra de la guardería, invertir en si mismo como propietario del negocio y recompensar a sus empleados que trabajan duro, si es el caso.
Encontrar formas de aumentar la retención del personal puede requerir múltiples enfoques. Puede haber algunas acciones rápidas que puede poner en práctica para ayudar a la retención, como ofrecer una bonificación o una diferencia salarial temporal, pagar sustitutos para dar a su personal algo de tiempo libre adicional, y otras formas de reconocer y recompensar al personal. También hay enfoques a más largo plazo, como el aumento de la escala salarial, los beneficios para el personal, el tiempo libre remunerado y el apoyo al desarrollo profesional del personal. La mayoría de estas estrategias, si no todas, tendrán implicaciones presupuestarias; se aconseja planificarlas en el presupuesto para saber lo que se puede permitir.
Para más información sobre cómo estructurar y ofrecer estos incentivos, consulte Invierta Financieramente en Su Personal Con Aumentos Salariales Temporales o Bonificaciones.
Las mismas estrategias pueden aplicarse en su intento de atraer personal calificado. En un mercado de trabajo altamente competitivo, debería considerar la posibilidad de utilizar los fondos de la subvención para ofrecer una bonificación de contratación a los nuevos empleados y ofrecer incentivos por recomendación de empleados al personal existente. La bonificación puede programarse y estructurarse de forma que ayude a retener al nuevo personal. Por ejemplo, un nuevo miembro del personal recibirá su bonificación después de seis meses en el trabajo con un rendimiento satisfactorio.
Aunque la retribución es probablemente el factor número uno para que una persona decida acceder a un puesto de trabajo y permanecer en él, las prestaciones también son una pieza fundamental en su decisión.
Ofrecer o potenciar las prestaciones tiene muchas ventajas, a continuación se enumeran algunas de ellas:
Mejora de la satisfacción del personal, lo que contribuye a aumentar su retención. Los empleados felices y sanos son empleados más comprometidos.
Hace que el empleador sea más competitivo en un mercado laboral ajustado. Esto es lo que podría separarle de otro programa que ofrezca una remuneración similar.
Permite al personal saber que se le valora y que se le apoya en sus necesidades. La pandemia ha traído consigo diferentes necesidades y consideraciones para los empleados, y éstos necesitan un lugar de trabajo que pueda satisfacer esas necesidades.
Ofrecer beneficios no tiene por qué ser un concepto de todo o nada. Se pueden ofrecer diferentes prestaciones, con distintos precios (algunas pueden ser poco o nada costosas, otras pueden ser más significativas). Incluso los pequeños aumentos pueden suponer una gran diferencia en un mercado laboral ajustado. Quizá se pregunte por dónde empezar y cuáles son sus opciones. Lo más importante es que se asegure de que, independientemente de lo que se ofrezca, sus empleados puedan 1) ver el valor de las prestaciones y 2) entenderlas fácilmente, y 3) acceder a ellas con facilidad.
Aunque no se trata de una lista completa, he aquí algunos de los beneficios más comunes que una empresa puede ofrecer a sus empleados:
Tiempo libre remunerado (PTO)
Seguro de salud
Jubilación
Seguro complementario (incluidos los programas de asistencia a los empleados)
Ayuda a la matrícula y desarrollo del personal
Cuidado de niños
Los programas de la WEESSN (niveles 1 y 2) pueden adquirir telemedicina y teleterapia por 8-13 dólares al mes por empleado a través de Allied Health Docs
Para saber más sobre estas ofertas, puede empezar investigando a los proveedores de seguros tradicionales. Es posible que su actual empresa de nóminas u otros proveedores de servicios de nóminas en línea, como Gusto o Zenefits, puedan ofrecerle determinadas prestaciones. También existen Organizaciones Profesionales de Empleadores y redes de servicios compartidos y otras plataformas de colaboración, como su cámara de comercio local, que pueden ofrecer otras formas de proporcionar beneficios a su personal o descuentos para hacerlo. Aparte de ofrecer un seguro médico patrocinado por la empresa, también puede ayudar a sus empleados a título individual a acceder a un seguro médico de bajo costo o gratuito a través del mercado de la Ley de Asistencia Asequible. Asegúrese de que los empleados sepan para qué pueden optar y facilite una conexión para que trabajen con un navegador de atención sanitaria gratuito que pueda guiarles a través de sus opciones. Para conocer más opciones de atención sanitaria asequible, haga clic aquí.
¿Se paga a si mismo?
Como personal del programa de cuidado de niños, usted puede, y debe, pagarse a sí mismo regularmente. Aunque esto puede ser lo último en su mente cuando se trata de su lista de gastos, no debe ser descuidado y debe ser tratado como cualquier otra obligación de la nómina.
Para determinar cuánto debe pagarse a sí mismo, puede empezar por elaborar un presupuesto mensual y hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos reales para saber cuánto suele ingresar y pagar en gastos durante el mes. Esto le permitirá ver cuál puede ser un salario razonable, teniendo en cuenta que si es un empresario individual, su sueldo no puede superar sus ingresos.
Cualquier pago a los propietarios debe ser tratado como lo haría con cualquier otro pago. Si usted recibe pagos como empleado W-2, entonces usaría la misma documentación que usaría para cualquier empleado pagado. Tendrá que registrar los pagos a usted mismo y tener una cuenta bancaria comercial puede ayudarle en este proceso. Esto le permitirá separar los fondos personales de los de la empresa y le ayudará a hacer un seguimiento de sus pagos.
¿Le gustaría seguir formando al personal?
Los beneficios del personal van desde la remuneración hasta las prestaciones que repercuten en la satisfacción profesional. Ofrecer oportunidades para invertir en el personal y mejorar sus habilidades beneficiará a la calidad de su programa y posiblemente ayudará a retener al personal calificado. Una inversión en su personal puede allanar el camino a nuevos programas de arte, música y lectura, así como a nuevas técnicas de aprendizaje infantil. Estos programas también pueden hacer que su negocio de cuidado de niños sea más atractivo para las familias y ayudar a estabilizar las inscripciones con el tiempo.
Para los proveedores de servicios de guardería familiar, programar tiempo para el desarrollo profesional puede ser un reto. Puede utilizar los fondos adicionales para cubrir el costo de los gastos asociados con el tiempo libre o el cierre del centro para que usted pueda tomar días de desarrollo profesional o pagar la cobertura adicional del personal que pueda necesitar para asistir a los entrenamientos. Los fondos también pueden utilizarse para cubrir los gastos de viaje del personal o las dietas asociadas al desarrollo profesional.
Área de inversión 3: Matriculación
¿Tiene dificultades para mantener o aumentar las inscripciones en su programa?
La pandemia ha puesto de manifiesto la necesidad de que las empresas de cuidado de niños replanteen sus esfuerzos, herramientas y estrategias de mercadeo para impulsar (o simplemente mantener) la inscripción de niños. Normalmente, los esfuerzos de mercadeo serían el primer gasto recortado del ya ajustado presupuesto operativo de la mayoría de los programas. Sin embargo, ahora que asegurar las inscripciones es más crítico que nunca, es prudente considerar el uso de estos fondos para llevar a cabo actividades de mercadeo. El mercadeo de los centros de cuidado infantil también puede centrarse en la retención de personal, con el fin de garantizar que las aulas estén llenas. Esto podría consistir en el diseño y la compra de material promocional, como volantes y folletos, la puesta en marcha o la actualización de un sitio web del programa, la mejora de la señalización, la oferta de incentivos a los padres para que se inscriban y la compra de anuncios pagados.
Se pueden realizar algunas actividades sin costo para apoyar su inscripción, como mantener activamente su lista de espera y llegar a esas familias tan pronto como tenga una vacante. (Los miembros de WEESSN de todos los niveles pueden inscribirse en Leg Up).
Investment Area 4: Facility Improvements, Technology, or Equipment
¿Necesita hacer mejoras en su casa o centro?
Es posible que tenga una lista de mejoras en la calidad de los programas o en la salud y la seguridad que deben realizarse en sus instalaciones. Invertir en sus instalaciones puede ayudarle a alcanzar diferentes objetivos empresariales y contribuir a mejorar la experiencia general de los niños y adultos que las ocupan. Además de las necesidades de salud y seguridad a las que puede adaptarse, los fondos de subvención pueden ayudarle a abordar finalmente algunas de esas inversiones tan necesarias a largo plazo.
Una nota sobre las mejoras en las instalaciones
Sólo recuerde que los fondos de estabilización no pueden utilizarse para inversiones de capital (como nuevas construcciones o renovaciones importantes de su establecimiento). Si está planeando hacer (o ha terminado recientemente) una renovación importante, asegúrese de que los fondos de la subvención de estabilización se destinen a otros gastos permitidos, como el alquiler o los servicios públicos, o los salarios del personal. Las fuentes de ingresos no restringidos que originalmente utilizó o utilizaría para estos gastos permitidos -como los pagos de las matrículas de los padres- pueden entonces cubrir los costos asociados a los principales gastos de capital.
Navegar por un proyecto de mejora de instalaciones y encontrar un buen contratista puede ser un reto, por lo que hemos incluido algunos consejos al final de esta página.
Los niños pequeños son muy susceptibles a su entorno. Puede ser útil hacer una evaluación de las instalaciones/del hogar para saber cómo mejorar la salud ambiental de sus instalaciones, como la calidad del aire y del agua:
Ejemplos de mejora de la calidad del aire: Reparaciones de HVAC, limpieza de conductos, humidificador y/o limpiadores de aire portátiles (purificadores). Los proveedores pueden ponerse en contacto con un especialista en HVAC para determinar qué se puede hacer para mejorar la calidad del aire.
Ejemplos de mejora de la calidad del agua: sustitución de tuberías viejas y corroídas que pueden estar contaminadas con plomo y cobre. Los proveedores pueden ponerse en contacto con su departamento de salud local para que les hagan pruebas de agua.
¿Necesita realizar mejoras en el parque infantil o en la zona exterior?
Otro posible uso de los fondos es mejorar el patio de recreo y el espacio exterior por motivos de seguridad y calidad. Gracias a estas mejoras, puede crear un área que será más apropiada para el desarrollo y felicidad de los niños a los que atiende.
Los espacios de juego al aire libre suelen ser un factor importante para las familias a la hora de elegir un programa, por lo que la mejora del espacio de juego también puede repercutir potencialmente en sus ingresos al atraer a nuevas familias y retener a las que ya tiene.
Aquí tiene algunas ideas para mejorar su zona exterior:
¿Para qué necesito la documentación?
Los fondos de la subvención se proporcionan por adelantado, por lo que no es necesario demostrar la necesidad de presentar documentación que demuestre que ya se ha incurrido en gastos para solicitar un Programa de Pago de Estabilización del Cuidado Infantil o recibir pagos.
Sin embargo, el DCF le exige que presente documentos para garantizar el cumplimiento de las condiciones de la subvención y los gastos aprobados. Deberá llevar un registro y recopilar la documentación de sus gastos a lo largo del proceso. De esta manera, tendrá sus registros en un solo lugar y estará listo para responder a cualquier solicitud de control de estos fondos.
Para llevar un registro de sus gastos, puede crear un archivo digital y guardarlos o escanearlos allí o preparar un sobre grande de manila para sus recibos. Debe conservarlos durante cinco años, así que querrá tener una forma de mantener los recibos a salvo hasta que los necesite. Los programas que utilizan un sistema de gestión de la atención infantil (CCMS) pueden utilizar esas plataformas para almacenar y hacer un seguimiento de sus recibos y gastos con facilidad.
¿Cómo me aseguro de tener todo lo que necesito si me seleccionan al azar para el control?
El Programa de Pagos de Estabilización de Child Care Counts ofrece un alivio financiero a los proveedores de cuidado infantil de todo el estado para apoyar las inversiones estratégicas de reconstrucción y ayudar con los gastos incurridos a causa de la pandemia. La recopilación de información sobre los gastos y la documentación de los gastos de la subvención puede parecer desalentadora, pero el desglose de los pasos puede ayudar a que el proceso sea más manejable.
Paso 1:
Calcule los gastos anteriores relacionados con la pandemia
En primer lugar, revise mes a mes sus registros más recientes:
Recibos que ya ha cobrado
Las facturas de su tarjeta de crédito
Sistema de pagos basado en aplicaciones (como Venmo, Zelle, PayPal y Square Cash)
Extractos bancarios y cheques cancelados
Sistemas de nómina de terceros (como ADP, Gusto o Paychex)
Recoja un comprobante de pago para cada gasto que desee cubrir con los fondos de la subvención, como un recibo o una factura próxima o recurrente. Por lo general, los gastos admisibles deben ser necesarios para mantener o reanudar las operaciones. Reúna información sobre los siguientes gastos comunes de la empresa para cada mes:
Alquiler, hipoteca, impuestos sobre la propiedad y seguro: La cantidad real que usted paga por la hipoteca o el alquiler, el seguro y los impuestos sobre la propiedad. (El DCF permite que los proveedores de cuidado infantil familiar utilicen el 100% de estos costos como gastos comerciales para los fondos de subvención, pero el uso del cálculo de tiempo/espacio para determinar la porción de uso comercial se alineará con la declaración de impuestos. )
Costos de los servicios públicos: La cantidad real que paga por los servicios públicos (debe ser claramente para uso comercial), incluyendo gas, electricidad, teléfono e Internet. (El DCF permite que los proveedores de cuidado infantil familiar utilicen el 100% de estos costos como gastos comerciales para los fondos de subvención, pero el uso del cálculo de tiempo/espacio para determinar la porción de uso comercial se alineará con la declaración de impuestos. )
Nómina, empleo y costos de personal: Incluye los de los empleados W-2, incluido usted mismo, y los pagos del empleador por prestaciones (es decir, jubilación y atención sanitaria).
Si es un empresario individual que se paga a sí mismo, necesita una prueba de pago, como un informe de nóminas o un pago por cheque, una transferencia bancaria o un pago por aplicación que documente en el memorándum que se trata de la nómina de un período determinado, y (2) que no supere los ingresos del mismo período. Por ejemplo, si usted obtuvo $1,000 en ingresos durante el mes, no podría reclamar una nómina de $1,500.
Los contratistas (a menudo denominados "empleados 1099") pueden incluirse en sus costos, pero asegúrese de que están clasificados adecuadamente como contratistas.
También pueden incluirse los costos de las prestaciones del empleador para los programas patrocinados por la empresa que se ofrecen a todos los empleados, así como los impuestos sobre la nómina del empleador para el seguro de desempleo y otros programas.
Equipo de protección personal (EPP) y suministros de limpieza: Incluyendo máscaras, guantes, servicios de limpieza, limpieza profunda y suministros (desinfectantes, desinfectante de manos, jabón, etc.).
Suministros educativos y de oficina: Incluye artículos necesarios para su negocio de cuidado de niños, como productos de papel, juguetes para niños o libros.
Equipo educativo y para el patio de recreo: Incluye los artículos necesarios para el funcionamiento de su programa, como cubos para niños, estructuras para escalar adecuadas a la edad, etc.
Alimentación: Incluye las compras de alimentos/bebidas apropiadas para los niños en cuidado que no han sido cubiertas por el Programa de Alimentación para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP).
Mejoras en las instalaciones: Incluye renovaciones y reparaciones menores para la salud y la seguridad, y mejoras de seguridad en sus instalaciones. Asegúrese de que los costos de la renovación estén debidamente documentados y justificados.
Es importante saber que no puede reclamar los gastos ya pagados por:
Rondas anteriores de subvenciones de estabilización de Child Care Counts de la Ley CARES
El Programa de Protección del Salario (PPP),
Crédito fiscal para la retención de empleados (ERTC),
Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias (Families First Coronavirus Act) Licencia de emergencia o familiar (FFCRA), o
Cualquier otro programa de financiación de estímulo y ayuda.
Gastos compartidos
En algunos casos, como con su teléfono en casa, los artículos se utilizan para una mezcla de razones personales y de negocios. El DCF ha indicado que los programas de cuidado infantil en el hogar pueden contabilizar el 100% de estos gastos para los Pagos de Estabilización de la CCC, pero se le permite utilizar su Cálculo de Tiempo/Espacio[SS1] para determinar los porcentajes de costos compartidos y alinear más estrechamente su información fiscal y sus registros comerciales.
Uso profesional del teléfono
En el caso de los teléfonos (móviles o domésticos), se puede determinar qué porcentaje del tiempo se ha utilizado para el negocio sumando el número de minutos utilizados para el negocio. Esto debe ser sólo para la parte de la factura del propietario del negocio o del empleado.
Por ejemplo:
La factura telefónica de Jasmine es de $250 al mes en total. Hizo 40 llamadas que sumaron 200 minutos, y las 30 llamadas que fueron para negocios sumaron 120 minutos. Utilizando los minutos, podría reclamar el uso comercial de 120 minutos dividido por 200, que es el 60%. Si multiplica la factura de $250 por el 60%, puede declarar $150 en concepto de gastos profesionales para la subvención de estabilización de la CCC.
120 minutos ÷ 200 minutos = 0,6 (x 100 = 60%)
0.6 (60%) x $250 = $150
Uso comercial de la vivienda
Para los proveedores de cuidado infantil en el hogar que utilizan regularmente su casa para el negocio y están autorizados o certificados, puede asignar el costo de su casa y otros gastos relacionados que normalmente reclama en sus declaraciones de impuestos federales. Los proveedores de cuidado infantil en el hogar pueden determinar el uso comercial de su casa utilizando el cálculo de tiempo-espacio. Esto le permitirá calcular el porcentaje de su alquiler, hipoteca, impuestos sobre la propiedad, seguro y costos de servicios públicos que pueden ser cubiertos por la financiación de la subvención.
Tanto si alquila como si es propietario de su vivienda, hay dos pasos que debe seguir para gastar estos gastos (son los mismos que utiliza para su declaración de la renta):
Determine el espacio y el tiempo de su casa que se utiliza para el cuidado de los niños, y;
Determine los gastos permitidos relacionados con la prestación de cuidados en su domicilio.
Jardín infantil
Mesas de juego
Estación de arte
Asientos adicionales al aire libre o zonas de sombra para la lectura de libros y las clases al aire libre
Toldos para zonas de espera exteriores
Reunir la documentación
Paso 2:
Encuentre sus recibos
Ahora que tiene una idea clara de los gastos pertinentes en los que ha incurrido, asegúrese de que tiene la documentación adecuada para cada gasto. Un recibo u otra prueba de pago debe mostrar:
Que usted pagó el gasto
Lo que ha pagado, a menos que esté muy claro (como el pago de una compañía de servicios públicos)
El importe que ha pagado
La fecha en que lo pagó
Una descripción del artículo comprado o del servicio recibido
Algunos ejemplos de recibos o comprobantes de pago válidos son:
Un recibo detallado de Target, Wal-Mart o Costco
Confirmación de pago de la compañía eléctrica o un cheque cancelado para el pago a una empresa de servicios públicos
Un informe resumido de su empresa de nóminas
Consejo
Busque primero los gastos más importantes para agilizar el proceso. Estos gastos más importantes, como el alquiler o la nómina, requerirán menos tiempo para reunirlos que la búsqueda de múltiples recibos individuales para gastos más pequeños, como el material didáctico.
Paso 3:
Gestionar sus archivos
Incluso si decide guardar una carpeta de manila para sus recibos, puede considerar la posibilidad de crear una copia de seguridad digital de sus recibos y comprobantes de pago haciendo fotos o escaneando los documentos. Está obligado a guardar los recibos durante cinco años, así que esto le proporcionará una copia de seguridad en caso de que algo le ocurra a las copias impresas originales de sus recibos.
Hojas de cálculo de costos
Aunque no es obligatorio completarlas, estas hojas de trabajo pueden resultarle útiles para mantener sus gastos organizados. Cada hoja de trabajo está dividida por categorías de gastos. Puede utilizar tantas como necesite en función de sus gastos.
Puede tomar los totales de cada hoja de cálculo e introducirlos aquí para obtener el costo total de su gasto previsto o real.
S
S
S
Hoja de cálculo 1: Alquiler, hipoteca, impuestos sobre la propiedad y seguro
Costos a tener en cuenta:
Alquiler mensual
Hipoteca mensual
Impuestos sobre la propiedad de su casa o centro (compruebe el pago de su hipoteca, puede que estén ahí)
Seguro de la propiedad (compruebe el pago de su hipoteca - puede estar ahí)
Seguro de responsabilidad civil (seguro en caso de que alguien resulte herido)
Hoja de cálculo 2: Costos de los servicios públicos
Costos a tener en cuenta:
Gas
Electricidad
Aceite
Agua
Alcantarillado
Teléfono
Teléfono móvil/celular Internet
Hoja de cálculo 3: Nómina, empleo y costos de personal
Costos a tener en cuenta:
Documentos del sistema de nóminas
Pago con cheque, transferencia bancaria o pago por app cuando documente que se trata de la nómina de un periodo determinado en el apartado de notas y no supere los ingresos del mismo periodo. Por ejemplo, si se han obtenido $1,000 de ingresos en el mes, no se puede reclamar una nómina de $1,500 }.
Pagos por prestaciones, incluidas las de jubilación y salud (sólo costos del empleador)
Formaciones para el desarrollo del personal
Nota: puede utilizar los informes de su empresa de nóminas - esto puede ahorrarle tiempo y esfuerzo.
Hoja de trabajo 4: Equipo de protección personal (EPP) y material de limpieza
Costos a tener en cuenta:
Artículos de limpieza como desinfectantes
Toallas de papel
Servicios de limpieza
Máscaras
Guantes
Gafas de seguridad
Hoja de cálculo 5: Otros gastos
Costos a tener en cuenta:
Equipos y suministros
Material didáctico
Renovaciones y reparaciones
Costos de seguridad
Actualizaciones tecnológicas
Costos de transporte
Otros
Túneles o estructuras para arrastrarse
Zonas de juego de agua o arena mejoradas
Materiales para el arte creativo al aire libre o el área STEM
Triciclos, bicicletas de equilibrio, cascos o patinetes actualizados
Materiales para espacios de juego naturales
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Cómo encontrar un buen contratista
Es posible que, aunque disponga de dinero en efectivo para invertir en mejoras en su casa o centro, le resulte difícil encontrar un contratista bueno, de precio justo y fiable para realizar el trabajo. A continuación le ofrecemos algunas sugerencias generales sobre cómo encontrar y examinar a un contratista que pueda estar seguro de que satisfará las necesidades del trabajo.
1. Pida recomendaciones a tus conocidos
Empiece con personas que conoce y considera contactos de confianza y pregúnteles por sus experiencias anteriores con contratistas. Incluso puedes publicar en las redes sociales dentro de su red de amigos para conseguir referencias y recomendaciones.
También puede considerar la posibilidad de dirigirse a tiendas de reformas del hogar u otros proveedores con los que esté familiarizado. Los empleados de esos establecimientos pueden ofrecerle recomendaciones sobre contratistas de confianza que conocen personalmente o que han oído elogiar a otras personas.
2. Investigue
Tanto si alguien le viene con recomendaciones brillantes como si no, debería realizar su propia búsqueda de contratistas en Internet. A través de este proceso, puede investigar a los que le han recomendado y encontrar otros.
Algunos de los sitios más populares y fiables para realizar esta búsqueda son:
Angie's List - angieslist.com
Checkbook - checkbook.org
Home Advisor - homeadvisor.com
Houzz - houzz.com
Porch - porch.com
Muchos de estos sitios son gratuitos o de bajo costo y le darán acceso no sólo a los contratistas, sino también a las opiniones de los usuarios reales de sus servicios. También puede consultar la Cámara de Comercio local o el Better Business Bureau.
3. Realice una entrevista telefónica
Una vez que haya conseguido algunas referencias, haga algunas preguntas al contratista por teléfono. Pregunte:
Si tienen licencia y están asegurados y pueden aportar pruebas.
Si suelen hacer proyectos del tamaño del proyecto que necesita.
Pida referencias no sólo de su trabajo, sino también de los proveedores y subcontratistas (los que trabajan con ellos).
Para una lista de algunos clientes anteriores, el tamaño de su proyecto, y cómo se alinea con sus necesidades (es una ventaja si están familiarizados con la renovación de las instalaciones de cuidado de niños).
¿Cuántos proyectos tiene en marcha en ese momento? Demasiados proyectos pueden significar que no tendrán tiempo para realizar su proyecto con calidad o de manera oportuna. Si no tiene proyectos, puede que se pregunte por qué. Asegúrese de hacer preguntas de seguimiento.
4. Reunirse en persona
Después de la entrevista telefónica, organice una reunión en persona con tres o cuatro de sus mejores candidatos. Puede ser difícil encontrar tiempo para reunirse con más de un contratista, pero es una buena manera de entender realmente lo que pueden ofrecer y obtener presupuestos para el trabajo que necesita realizar. Hable de su proyecto y de los plazos para asegurarse de que entienden la magnitud y la complejidad del mismo.
Pregúnteles qué pasará si surgen problemas imprevistos.
Pregúnteles cuándo podrán empezar su proyecto y cuánto tiempo creen que les llevará.
Considere las horas que el contratista necesitará para completar su proyecto. ¿Tendrán que trabajar fuera de su horario comercial habitual para no interrumpir la programación?
Si trabajan en zonas infantiles, ¿cómo aseguran el espacio y garantizan la seguridad de los niños y los adultos en las instalaciones?
5. Call references
Después de reunirse en persona, llame a los antiguos clientes de aquellos contratistas con los que se sintió más cómodo y que le ofrecieron presupuestos competitivos. Pregunte a los antiguos clientes por el producto final, el tiempo que tardaron, su grado de satisfacción y la proximidad del precio final al presupuesto original.
Si hay un cliente anterior que esté dispuesto, programe una hora para ir a ver el trabajo realizado. Asegúrese de que es algo que realmente es comparable con la calidad y el tamaño del proyecto que le gustaría emprender.
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Advertencia: La información contenida en esta página ha sido preparada por Civitas Strategies y no pretende constituir asesoramiento jurídico. Las partes han realizado esfuerzos razonables para recopilar, preparar y proporcionar esta información, pero no garantizan su exactitud, integridad, adecuación o actualización. La publicación y distribución de esta presentación no pretende crear, y su recepción no constituye, una relación abogado-cliente.
Desarrollado en enero de 2022, revisado en julio de 2022.
¿Por qué es importante una estrategia de gasto?
Disponer de una estrategia de gasto es fundamental para invertir los fondos de la subvención de forma eficaz y adecuada. Si bien la inversión ofrece una oportunidad para sostener y fortalecer su negocio, también es necesario que se gaste de acuerdo con los requisitos de financiación. Lo mejor es realizar una breve evaluación de las necesidades de su programa, formulando las siguientes preguntas clave:
Área de inversión 1: Resistencia financiera
¿De qué gastos anteriores dispongo para que también entren en las categorías de gasto permitidas por el programa?
¿Qué gastos he pospuesto porque no podía pagarlos?
¿Cuáles son las principales amenazas para la sostenibilidad de mi empresa y cómo puedo utilizar estos fondos para minimizarlas?
¿Estoy preparado para responder a las emergencias financieras? ¿Cómo puede mi estrategia de gastos permitirme contribuir a un fondo de ahorro para emergencias?
Área de inversión 2: Personal
El personal es el motor que mantiene el programa en funcionamiento. ¿Cómo recompensar a mi personal e invertir en mí mismo para que mi empresa pueda seguir funcionando?
¿Cómo puedo ofrecer formas de ayudar al personal (incluidos los propietarios únicos) a continuar su educación o recibir formación?
Área de inversión 3: Matriculación
¿Tengo dificultades para mantener o aumentar las inscripciones en mi programa? ¿Cómo puedo utilizar estos fondos para apoyar los esfuerzos de mercadeo?
Área de inversión 4: Mejoras en las instalaciones, tecnología o equipo
¿Necesito hacer pequeñas mejoras en mi casa o centro?
¿Tengo que hacer pequeñas mejoras en mi parque infantil o zona exterior?
¿Estoy preparado para llevar a cabo un plan de emergencia en caso de catástrofe? (Si está en un plan de acción correctiva con el Departamento de Niños y Familias, piense si puede incorporar recursos adicionales para ayudarle a cumplir las normas clave de salud y seguridad).
¿Existen equipos, programas informáticos o tecnologías que mejorarían el funcionamiento de mi programa?
Una vez que haya respondido a estas preguntas, podrá tener una buena idea de cómo desea asignar los fondos de la subvención. La siguiente sección de esta guía le proporcionará las acciones a considerar para ejecutar su estrategia.
¿Está preparado para llevar a cabo un plan de emergencia en caso de catástrofe?
Aunque la mayoría de los programas están obligados a tener planes de preparación para emergencias, ¿ha pensado en si tiene los recursos, equipos y materiales necesarios para llevar a cabo su plan de emergencia de forma eficaz?
He aquí algunas ideas que deben tenerse en cuenta a la hora de ejecutar su plan de gestión de riesgos:
Establecer o contribuir a un fondo de emergencia para cubrir los gastos asociados a las emergencias, como las franquicias del seguro;
Suministros de emergencia, incluyendo kits portátiles para evacuaciones y kits de suministros de 72 horas para refugiarse en el lugar; y
Servicios de mensajería de texto/aplicaciones de comunicación con los padres que se utilizarán para las notificaciones de emergencia.
Estructuras y equipos de juego
Superficies de goma
Reparación del pavimento
Valla actualizada
Juguetes adicionales para montar
Juguetes de exterior para empujar y tirar
¿Existen otras compras, equipos o tecnologías que mejorarían el funcionamiento de su programa?
Actualizar los sistemas de registro de entrada y salida utilizados por las familias o los responsables de los niños (por ejemplo, un sistema electrónico que puede funcionar con un sistema de operaciones de guardería)
Actualización de los sistemas de seguridad o de las cámaras del edificio, incluidas las aulas y las zonas comunes
Mejorar el equipo tecnológico (como iPads, computadoras portátiles, impresoras/copiadoras, sistemas de archivo electrónico, contabilidad, pago de matrículas o cuotas, o sistemas de administración de guarderías)
Comprar una van o un autobús para facilitar el transporte hacia y desde la escuela u otros entornos
También puede considerar la posibilidad de añadir otras mejoras físicas, como nuevas máquinas de lavandería, la sustitución de un refrigerador o un congelador adicional, o cualquier otro tipo de equipo que pueda hacer las cosas más eficaces para su programa.
Con las exigencias sanitarias añadidas de la pandemia, también puedes añadir equipos como:
Lavaderos portátiles;
Dispensadores de desinfectante para manos;
Grifos y dispensadores de jabón sin contacto;
Purificadores de aire HVAC o ultravioleta para mejorar la calidad del aire interior;
Apertura automática de la puerta e inodoro con cisterna;
Papelera sin contacto;
Aspiradora de vapor;
Zona de espera de la guardería con separadores de pared;
Mesas con separadores transparentes o pupitres individuales para los alumnos;
Sustitución de alfombras o suelos de las aulas;
Lavavajillas; y
Actualizar los sistemas de desinfección para limpiar los juguetes y otros materiales del centro.
Nota
Esto puede ser complicado, ya que la mayoría de las personas no quieren recibir llamadas. Puede ser igualmente útil que el contratista tenga una página web, fotos o testimonios que pueda compartir con usted.
La asistencia está disponible
Para obtener más recursos de atención y educación tempranas, visite el sitio web de la Wisconsin Early Childhood Association (WECA). Si no es miembro de la WEESSN, haga clic aquí para conocer la formación empresarial y el apoyo que ofrece. ¿Está listo para unirse a la WEESSN? Haga clic aquí.