En este material, revisaremos los estados de pérdidas y ganancias y los informes de balance y cómo pueden ayudar al propietario o director/administrador de una empresa.
¿Qué son los Estados de Pérdidas y Ganancias y los Balances?
Como propietario de un negocio, hay muchos informes financieros valiosos que puede crear, pero dos de los más críticos son un estado de pérdidas y ganancias (también llamado estado de resultados o estado de operaciones) y su balance general. Ambos cumplen funciones diferentes y complementarias, por lo que comprender ambos puede proporcionar un sentido más fuerte de cómo le está yendo financieramente a su negocio de cuidado infantil. El estado de pérdidas y ganancias (P&L) muestra sus ingresos, gastos y genera un beneficio neto para un período de tiempo específico. El balance general proporciona una instantánea del valor del negocio al presentar los activos, pasivos y el patrimonio del propietario.
Tal vez se pregunte si es necesario preocuparse por estos documentos, especialmente si el negocio es exclusivamente suyo o es pequeño. Hemos comprobado que las empresas de cuidado de niños de todos los tamaños se benefician de la comprensión de una cuenta de pérdidas y ganancias y de un balance, ya que le permiten saber cómo va su negocio y dónde puede necesitar hacer cambios para mantener su negocio.
Estado de Pérdidas y Ganancias
En su forma más básica, la declaración de pérdidas y ganancias muestra la rentabilidad del negocio durante un período de tiempo determinado. El período de tiempo puede ser para el año, trimestre, mes o incluso un día, lo que sea que necesite entender. La ganancia es cuánto está ganando con el negocio; la pérdida es cuánto está perdiendo en el negocio. Usted calcula la ganancia o pérdida tomando todos los ingresos (cuánto tomó en el negocio en ese período) y restando los gastos. El resultado es una ganancia (cuánto ganó) o una pérdida (cuánto excedieron sus gastos sus ingresos).
Por ejemplo, Luz tuvo ingresos de $55,000 para el Trimestre 2. En el mismo trimestre, tuvo $ 47,000 en gastos. Como resultado, tiene una ganancia de $ 8,000 ($ 55,000- $ 47,000 = $ 8,000).
Puede ser muy útil no solo mirar el P&L durante un período, sino también tener un período similar para compararlo. Por ejemplo, si observa el P&L mensual de febrero, también puede compararlo con enero para ver si se está volviendo más o menos rentable. Además, la declaración de pérdidas y ganancias puede mostrarle más que solo ganancias. Dado que se divide por categoría de ingresos y gastos, a menudo puede tener una idea de dónde los cambios en los gastos o ingresos están afectando a su negocio.
Veamos un ejemplo más detallado del negocio de cuidado infantil de Luz. Aquí está su P&L para los trimestres 1 y 2:
Al comparar los dos trimestres, Luz puede aprender algunas cosas interesantes sobre su negocio. Sus ingresos se mantuvieron iguales del trimestre 1 al 2. Sin embargo, sus gastos aumentaron un 12%, lo que resultó en una ganancia que fue un 38% menor. Al observar los gastos, Luz descubrió que su alquiler y servicios públicos se duplicaron. No tenía ninguna explicación de por qué. Una vez que investigó, descubrió que una tubería rota tenía fugas y aumentaba sus costos de agua.
El Balance
Cuando el P&L mostraba el rendimiento del negocio durante un período de tiempo (como un año, trimestre o mes), el balance general solo se centra en el estado de su negocio en una fecha determinada.
El balance tiene tres componentes:
● Activos: Efectivo, cuentas por cobrar (el dinero que se le debe)
● Pasivos: Gastos generales, deudas, cuentas por pagar (el dinero que debe a otros)
● Patrimonio del propietario: Activos totales menos pasivos (su valor neto)
El balance general le permite saber qué tan saludable es su negocio, ya que le muestra una imagen de los ingresos, la deuda y la cantidad de dinero que está sacando del negocio.
El balance general recibe su nombre de estar "en equilibrio"; específicamente los activos totales deben ser iguales a sus pasivos más el capital del propietario.
Veamos el balance de Luz de la semana pasada:
¿Cuál debo usar?
¡Ambos! El P&L, el balance general y su estado de flujo de efectivo proporcionan una visión holística de la salud de su negocio. Recuerde, los datos son tan buenos como lo que ingresa en su sistema de contabilidad, por lo que vale la pena asegurarse de tener un buen sistema de mantenimiento de registros.
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Puede inscribirse en el entrenamiento individual con nuestros expertos en www.childcare.texas.gov. Hay ayuda disponible sobre finanzas comerciales, dotación de personal y muchos más temas.
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En este caso, Luz tiene una buena cantidad de activos, incluido el efectivo en su cuenta bancaria y los fondos por cobrar. Ella debe algo de dinero en su tarjeta de crédito y tiene un préstamo comercial, pero incluso con esas deudas todavía le quedarían $ 7,000 en ganancias (es decir, activos de $ 14,500 – pasivos de $ 7,500 = $ 7,000)