Aprenda cómo prorratear los costos de su negocio cuando su negocio de cuidado infantil es parte de una empresa más grande
Costos de prorrateo: lo que necesita saber
Introducción
Los centros de cuidado infantil tienen mucho en común, sin importar dónde se encuentren. Ya sea que esté brindando atención desde su hogar, un centro dedicado o el sótano de una iglesia, su objetivo es ofrecer un ambiente seguro y enriquecedor e incurrirá en costos comerciales al hacerlo. Si bien estos costos pueden ser similares de una organización a otra, existen algunas diferencias notables entre estos tres tipos de ubicación, especialmente cuando se trata de determinar qué porcentaje de sus gastos se puede asignar a su negocio de cuidado infantil. En esta guía, nos enfocaremos en calcular los costos comerciales cuando su negocio de cuidado infantil es parte de una organización más grande.
Cálculo de gastos por tipo de negocio
Ya sea que esté calculando su pronóstico de flujo de efectivo, tabulando las compras realizadas con sus pagos de Child Care Counts o deducciones de impuestos, es una buena idea comprender las diferencias clave en el cálculo de los gastos para diferentes tipos de negocios:
Centros de Cuidado Infantil en el Hogar
Si opera su programa de cuidado infantil familiar fuera de su hogar, es probable que muchos de sus gastos se compartan entre su negocio y su vida familiar personal. Averiguar qué gastos se pueden deducir de sus impuestos o son gastos elegibles que se pueden pagar con fondos de Child Care Counts puede parecer complicado, pero, afortunadamente, es mucho más simple de lo que piensa.
Los proveedores de cuidado infantil familiar en el hogar pueden usar lo que se llama el Cálculo de Tiempo-Espacio para calcular qué porcentaje de sus gastos se puede atribuir a su negocio de cuidado infantil y, por lo tanto, son elegibles para deducciones de impuestos o pagos / dinero recibidos del pago de Child Care Counts. El cálculo espacio-temporal considera el porcentaje de espacio en su hogar que se utiliza para negocios, así como la cantidad de tiempo que su hogar se utiliza para negocios. Para obtener más información sobre el cálculo espacio-temporal y cómo usarlo para calcular los gastos permitidos para su programa de cuidado infantil familiar basado en el hogar, lea ¿Qué es el cálculo espacio-temporal?
Centros de atención infantil especializados
Si su organización es un centro de cuidado infantil que no está ubicado dentro de una empresa u organización más grande, determinar cuánto de sus gastos se asignan a su negocio de cuidado infantil es probablemente mucho más simple. Eso es porque la respuesta es generalmente: 100% de ellos. Si su instalación es un centro de cuidado infantil y nada más que un centro de cuidado infantil, y usted no está operando como parte de una organización o ubicación más grande, entonces todos sus gastos para esa ubicación deben estar relacionados con la operación de su negocio.
Empresas de cuidado infantil dentro de organizaciones más grandes
Si su operación de cuidado infantil es parte de una empresa más grande, entonces solo una parte de los gastos puede asignarse específicamente a su negocio de cuidado infantil. Este sería el caso si, por ejemplo, su centro de cuidado infantil es parte de una YMCA o una iglesia local. Para calcular qué porcentaje de gastos están específicamente asociados con las operaciones de su negocio de cuidado infantil, deberá prorratear los costos de su negocio.
Prorratear los costos comerciales
Los costos prorrateados son aquellos que se dividen proporcionalmente, en función de una unidad de tiempo, ubicación u otro factor relevante para el negocio. Por ejemplo, si su negocio de cuidado infantil está ubicado en el sótano de una iglesia local, los costos de servicios públicos se compartirían entre el negocio de cuidado infantil y el resto de la iglesia. Debido a que solo una parte del edificio se usa para su negocio de cuidado infantil, solo una parte de las facturas de servicios públicos se considerarían gastos comerciales de cuidado infantil. Para determinar cuánto se asignaría a su negocio de cuidado infantil, deberá seguir los siguientes cuatro pasos.
Paso 2: Documente los costos compartidos entre su centro de cuidado infantil y el resto de su establecimiento.
El cálculo de los gastos compartidos puede ser un poco más complicado, pero hacerlo vale la pena para sus resultados. Para que se pueda asignar a su negocio de cuidado de niños, el gasto debe haber afectado a su programa de cuidado de niños de alguna manera. El costo también debe considerarse razonable y necesario para el funcionamiento de la empresa de cuidado infantil. Por ejemplo, la electricidad. Obviamente, es necesaria para el funcionamiento de la empresa y, como tal, se considera un gasto que se puede atribuir, pero como es utilizada por todo el centro, es un gasto compartido.
Otros gastos compartidos podrían incluir cosas como reparaciones a un estacionamiento compartido de la iglesia, ya que tanto los padres como los miembros de la iglesia lo necesitan para estacionar. Pero una renovación del tabernáculo de la iglesia no se consideraría elegible para reembolso, ya que no es necesaria para la operación del negocio de cuidado infantil.
Del mismo modo, el mantenimiento de las áreas de su instalación que se comparten entre su programa de cuidado infantil y otras operaciones sería elegible, pero el mantenimiento realizado en un área que no es utilizada en absoluto por el programa no sería un gasto asignable. Digamos que usted es parte de una YMCA que tiene tres campus, pero solo uno de esos campus alberga el centro de cuidado infantil. Solo los costos incurridos en la ubicación con el centro de cuidado infantil son elegibles. Si los costos se aplican a toda la instalación, no solo a la ubicación de cuidado infantil, el porcentaje de costos elegibles debe calcularse utilizando uno de los métodos explicados en la siguiente sección.
En la siguiente tabla, ingrese el costo total compartido, dejando el porcentaje incurrido por el negocio de cuidado infantil y el costo comercial total vacío por ahora:
Paso 3: A continuación, elija un método de prorrateo.
Averiguar exactamente qué gastos son gastos comerciales elegibles requiere elegir un método de prorrateo. Y debe seguir con cualquier método que elija para mantener las cosas consistentes.
Tres métodos de prorrateo que podría utilizar son:
Porcentaje del total de pies cuadrados de instalaciones
Porcentaje de los ingresos totales
Porcentaje de los costos totales
Porcentaje del total de pies cuadrados de instalaciones
Tome el número de pies cuadrados del espacio utilizado para su programa de cuidado infantil y divídalo por el total de pies cuadrados de toda su instalación.
Para calcular los pies cuadrados, deberá medir la longitud y el ancho de su espacio.
1. Usando una cinta métrica, fije una cinta métrica a un extremo de la pared más larga de su espacio y extiéndala hasta el otro extremo
2. Registre esta medida (en pies, no en pulgadas)
3. A continuación, fije una cinta métrica a un extremo de la pared más corta de su espacio y extiéndala hasta el otro extremo.
4. Registre esta medida (en pies, no en pulgadas)
A continuación, multiplique la medida de longitud por la medida de ancho para encontrar sus pies cuadrados:
Largo x Ancho = Pies cuadrados
Por ejemplo, si su espacio tiene 12 pies de largo y 10 pies de ancho, sus pies cuadrados serían de 120 pies cuadrados.
12 pies x 10 pies = 120 pies cuadrados
Para espacios de formas extrañas, como habitaciones con un rincón adicional o llenas de un armario, divida su habitación en bloques rectangulares más pequeños, use el cálculo de pies cuadrados para cada bloque y sume los totales.
Una vez que tenga sus totales, divida los pies cuadrados de su espacio de cuidado infantil por los pies cuadrados de toda su instalación para encontrar un porcentaje. Por ejemplo, si usa 1,000 pies cuadrados de su instalación para espacio de cuidado infantil, y toda la instalación es de 5,500 pies cuadrados, entonces divide 1,000 por 5,500 para obtener 0.181. Multiplique ese número por 100 para obtener el porcentaje de 18.1%. Esto significa que el 18.1% de sus gastos generales (como servicios públicos y mantenimiento, o el ejemplo de estacionamiento anterior) serían elegibles.
Porcentaje de los ingresos totales
Cuando prorrateas algo, estás calculando, o asignando, una cantidad como una parte de un todo. Otro método común de prorrateo es calcular qué porcentaje de sus ingresos totales se compone de los ingresos de su programa de cuidado infantil. ¡Sí, eso significa hacer más matemáticas!
Primero, debe calcular los ingresos totales de toda su instalación. Si, por ejemplo, usted es un gimnasio que incluye un programa de cuidado infantil, debe calcular sus ingresos totales de todos sus programas, incluido su programa de cuidado infantil.
Luego, calcule los ingresos de su programa de cuidado infantil solamente. Asegúrese de que está utilizando el mismo período de tiempo (normalmente su año fiscal) para ambos cálculos.
Luego, divida los ingresos de su programa de cuidado infantil por los ingresos totales de toda su instalación. Una vez que tenga esa cifra, será un decimal, multiplíquela por 100 para obtener un porcentaje.
Por ejemplo, si los ingresos de su programa de cuidado infantil son de $25,000 y sus ingresos totales son de $200,000, divida $25,000 por $200,000. El resultado es 0.125. Multiplique ese número por 100 para obtener el porcentaje: 12.5%. Esto significa que el 12.5% de sus gastos totales serían elegibles.
Porcentaje de los costos totales
También puede calcular sus gastos asignables calculando qué porcentaje de sus costos totales se gastan en su programa de cuidado infantil. Esto es similar a calcular el porcentaje de los ingresos totales, excepto que en lugar de calcular el dinero que entra, está calculando la cantidad de dinero que sale.
El primer paso es calcular los costos de toda su operación. Incluya los costos atribuidos a su programa de cuidado infantil en esta figura.
Luego, calcule el costo total de su programa de cuidado infantil. Esto debe incluir los costos dedicados para el programa (piense en suministros, salarios, etc.), pero no los costos que se comparten entre el programa de cuidado infantil y toda la operación. Piense en ese ejemplo de estacionamiento: el dinero gastado en eso debe incluirse solo en los costos de toda la operación, ya que no puede contar dos veces los costos. Esto puede ser confuso, por lo que si tiene muchos costos compartidos, elegir otro método de prorrateo puede ser una mejor opción.
Una vez que tenga ambas cifras listas, divida los costos totales de su programa de cuidado infantil por los costos totales de su organización general. Una vez que tenga esa cifra, será un decimal, multiplíquela por 100 para obtener un porcentaje.
Digamos que gasta $ 15,000 en su programa de cuidado infantil y $ 95,000 en general, divide $ 15,000 por $ 95,000. Su resultado es 0.157. Multiplique ese número por 100 para obtener el porcentaje: 15.7%. Eso significa que el 15.7% de sus gastos generales serían elegibles.
Paso 1: Documente los costos reales que afectaron su negocio de cuidado infantil, y solo su negocio de cuidado infantil.
Los gastos que se pueden asignar específicamente a su negocio de cuidado infantil incluyen cualquier suministro comprado solo para el programa, costos de nómina y personal para los empleados de cuidado infantil, equipo de protección personal y suministros de limpieza para el centro de cuidado infantil, y cualquier bien o servicio que sea esencial para ejecutar el programa de cuidado infantil. Los gastos de mantenimiento y reparación de las áreas de su instalación que son utilizadas únicamente por su programa de cuidado infantil también se incluirían aquí.
Le recomendamos encarecidamente que mantenga registros comerciales precisos para documentar todos estos costos. Consulte "Cómo puedo configurar un sistema de mantenimiento de registros" para obtener más información sobre qué documentación debe guardar y durante cuánto tiempo.
Registre sus gastos. Si no es un gasto compartido, contaría el 100% del costo como un gasto comercial.
Paso 4: Aplicar tu porcentaje de prorrateo a tus gastos
Ahora que ha elegido un método de prorrateo, apliquemos su resultado a sus costos para calcular sus gastos comerciales totales permitidos. Para este ejemplo, usaremos la cifra que calculamos en la sección anterior: 15.7%.
Ingrese su gasto compartido en la hoja de cálculo. Una vez que sus gastos se ingresen en su hoja de trabajo, deberá ingresar el porcentaje incurrido por su negocio de cuidado infantil (si NO es un gasto compartido, el porcentaje es del 100%). Si se trata de un gasto compartido, tome el porcentaje que calculó utilizando su método de prorrateo e ingréselo aquí. En este ejemplo, estamos usando 15.7%.
A continuación, divida el porcentaje por 100 para convertirlo en un decimal y luego multiplique ese decimal por el monto del gasto compartido:
15,7 / 100 = 0,157
$2,000 x 0.157 = $314
Entonces, en este caso, el gasto comercial permitido de la factura de servicios públicos de $ 2,000 es de $ 314. Puede continuar adoptando el mismo enfoque para los costos de su negocio, ya sea que se compartan o no, y sumarlos para obtener sus gastos comerciales totales.
En este ejemplo, utilizamos el porcentaje de los costos totales, sin embargo, podría valer la pena el tiempo para probar los otros métodos, porciento del total de pies cuadrados de las instalaciones o el porcentaje de los ingresos totales para ver cuál es mejor para su negocio.
Anexo A: Hoja de trabajo: Cálculo de gastos comerciales mediante prorrateo
Instrucciones
Ingrese todos los gastos comerciales, incluidos los costos compartidos, así como los costos dedicados solo para su negocio de cuidado infantil. Incluya los costos de personal, alquiler / hipoteca / servicios públicos, mantenimiento y reparaciones, EPP y suministros, bienes y servicios, y cualquier otro costo comercial. Asegúrese de marcar los costos compartidos.
A continuación, ingrese el monto total pagado para ese gasto. Si NO es un gasto compartido, el porcentaje es 100. Si se trata de un gasto compartido, tome el porcentaje que calculó utilizando su método de prorrateo.
Finalmente, multiplique la cantidad que pagó por cada gasto por el porcentaje que calculó para su negocio para obtener el costo total del negocio.
También puede usar nuestra hoja de trabajo descargable para ayudarlo con estos cálculos.
Asistencia adicional
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