Gastos e impuestos de apertura de una guardería

A medida que nuestras comunidades miran hacia adelante para superar lo peor de la pandemia de COVID-19, muchos empresarios están aprovechando la oportunidad para lanzar nuevos negocios de cuidado infantil en centros y en el hogar. En algunos casos, estos emprendimientos cuentan con el apoyo de fondos estatales o de fundaciones, o de subsidios locales para asistir a los nuevos dueños de negocios en su lanzamiento. Si bien estos fondos externos cubrirán algunos gastos, es posible que los nuevos proveedores de cuidado infantil se pregunten cómo se tratarán a la hora de pagar los impuestos.  Los fondos públicos o subvenciones pueden cubrir la totalidad o la mayor parte de los gastos de lanzamiento de su negocio de cuidado infantil, pero dependiendo de las fuentes de estos fondos, pueden ser tratados de manera diferente a la hora de pagar impuestos.

¿Cuándo permite el IRS los costos iniciales?

El IRS permite que una cierta cantidad de fondos iniciales sean deducibles de sus impuestos, pero comprender cuándo comenzar a contarlos puede ser complicado.  Se le permite considerar los costos incurridos tan pronto como comience a planificar y organizar su negocio.  Sin embargo, no puede comenzar a deducirlos hasta el primer año fiscal después de su lanzamiento oficial, es decir, cuando se le paga por primera vez por el servicio o el bien que ofrece su negocio.  Por supuesto, en ese momento su negocio también debe estar registrado con el IRS.

Consideremos un ejemplo: Isabella está interesada en abrir un negocio de cuidado infantil, y comienza a planificar y trabajar en el lanzamiento de su negocio en agosto del 2021.  Ella abre oficialmente en mayo del 2022, cuando factura a las familias y recibe sus pagos iniciales.  Dado que también está registrada en el IRS como empresa, presentará sus primeros impuestos comerciales en la primavera del 2023.  Cuando prepare sus impuestos, podrá deducir los costos iniciales hasta agosto del 2021.  (En el caso del cuidado infantil, no es relevante para los impuestos de Isabella cómo, o si, está regulada por la agencia estatal de licencias de cuidado infantil).

Es común que los contadores y preparadores sigan una regla general que le permite considerar los costos de lanzamiento de los 12 meses anteriores a la apertura de su negocio.  Según las directrices del IRS, esto podría ser técnicamente antes, pero siempre es bueno buscar asesoramiento profesional si tiene preguntas específicas sobre los plazos de apertura de su negocio. 

¿Qué pasa si deja de perseguir su puesta en marcha?

Una nota final sobre cuándo se le permite deducir los gastos de lanzamiento: además de reclamarlos después de lanzar su negocio, también se le permite deducirlos si abandona sus esfuerzos empresariales.  Una vez que decida no lanzar su negocio, cualquier gasto de " lanzamiento " se deduciría como pérdida en el año fiscal en que se tomó la decisión. Por ejemplo, si comenzó a emprender un negocio en el 2021 y continuó en el 2022 y decidió poner fin a la creación de la empresa en noviembre del 2022, los gastos de puesta en marcha se declararían en sus impuestos del 2022.

¿Qué considera el IRS costos iniciales válidos?

Hay tres categorías principales de fondos iniciales, y el IRS maneja cada una de manera diferente.  Esta guía analiza cada uno de estos para que pueda comprender mejor cómo afectan sus impuestos: primero están los costos iniciales, los gastos de organización son los siguientes y, finalmente, el equipo, los vehículos y las mejoras que pueden ser necesarias para iniciar un negocio de cuidado infantil.

Es importante tener en cuenta que, independientemente de la categoría que utilice en el momento de la declaración de impuestos, debe tener la documentación adecuada de sus gastos. Además de sus recibos u otro comprobante de pago y compra, debe documentar cualquier cálculo que se haya realizado para ayudar a dividir los costos mixtos de uso personal y comercial.  Ejemplos de cuándo podría necesitar calcular los costos compartidos son: preparar y reparar su hogar para su negocio familiar de cuidado infantil, establecer una oficina en el hogar que utilizó para asegurar la ubicación de su nuevo centro o usar su vehículo personal durante todo el proceso de inicio.   Los recursos y costos como estos que han compartido el uso personal y comercial necesitan una forma concreta de determinar la parte de los gastos asignados a su negocio.  Nuestra guía de tiempo y espacio y nuestra hoja de trabajo pueden ayudarlo a calcular qué porcentaje de estos costos se utilizan para el negocio. 

¿Qué son los costos generales de inicio?

Los costos de inicio válidos que se pueden deducir por adelantado incluyen:

En el momento de la declaración de impuestos, la forma en que se deducen estos costos depende de la cantidad total:

1. Si tiene $ 5,000 o menos en costos iniciales para informar, la deducción es sencilla.  Simplemente incluya los costos en su deducción de impuestos a través de su Anexo C o una declaración de impuestos corporativos, según corresponda para su negocio.

2. Si sus costes totales de lanzamiento ascienden a más de $5,000 pero menos de $50,000, hay una fórmula a seguir.

Los costos entre $ 5,001 y $ 50,000 deben amortizarse o distribuirse en 180  meses.
Digamos, por ejemplo, que tenía $ 10,000 en costos de lanzamiento.  Puede deducir los primeros $ 5,000 en el año fiscal actual (dadas las pautas estándar anteriores).  Los otros $5,000 se distribuirían equitativamente a lo largo de 180 meses.  En este caso, se le permitiría deducir $ 27 por mes, o $ 333 en el segundo año, $ 333 en el tercer año, y así sucesivamente hasta que los costos restantes se deduzcan por completo.

3. Hay reglas adicionales si sus gastos están entre $ 50,000 y $ 55,000.  En este rango, el monto de la deducción en el año en curso se reduce por la cantidad que supera los  $50,000.

Esto puede ser un poco confuso, así que veamos un ejemplo:
Digamos que sus costos iniciales equivalen a $ 53,000.  Dado que este total es de $3,000 sobre $ 50,000, eso se resta de los $ 5,000 que puede deducir este año, lo que significa que solo podría deducir $ 2,000 este año.  Los fondos restantes se amortizarían en un plazo de 180 meses, como se señaló anteriormente.  En este caso, observe que hay menos deducción inicial y mayor deducción en los próximos años.

4. Si sus costos suman más de $ 56,000,  no puede deducir nada.

¿Qué son los gastos de organización?

El segundo tipo de gastos de lanzamiento deducibles se denominan gastos de organización. Se trata de gastos relacionados con la constitución de una sociedad anónima (incluidas las LLC) o una sociedad colectiva.  Los gastos que entran en esta categoría incluyen las tasas asociadas a la constitución o creación de una sociedad, y los gastos relacionados con el personal, el transporte, los servicios jurídicos y los gastos temporales relacionados con los directores (si los necesita), así como cualquier gasto de asamblea asociado a la constitución de la empresa.

 Estos costos se manejan de la misma manera que los costos iniciales:

• Puede deducir  $ 5000 como línea de base, pero a medida que aumenta la capacidad de deducir los costos se ve afectada.

• Entonces,si tiene entre $ 5,001 y $ 50,000,  tomaría los $ 5,000 iniciales este año y el saldo se deduciría en 180 meses.   (Consulte la sección anterior para ver un ejemplo de este desglose).

• Luego, si sus gastos están entre $50,000 y $55,000, su deducción inicial sería menor y la mayor parte se distribuiría a lo largo de los 180 meses.  

• Y,  si tiene más de $ 56,000 en gastos de organización, ya no podrá tomar la deducción en absoluto.

¿Qué son los costes de equipos, mejoras y vehículos?

La última categoría que el IRS utiliza para deducir los costos iniciales es para equipos, mejoras y vehículos asociados con el lanzamiento  de su negocio.   Esto probablemente incluye muchos "artículos de gran valor" que pueda tener. 

Para fines de impuestos iniciales, estos elementos se manejan de la misma manera que manejaría la depreciación de cualquier costo grande.  (Consulte nuestra guía, "¿Qué es la depreciación? " para obtener más información sobre los costos depreciados).   Es importante saber  que cuando se trata del lanzamiento, estos costos no se pueden deducir hasta que se pongan en funcionamiento.  

Por ejemplo, imagine que compró una camioneta en el 2022 para transportar niños. Sin embargo, su negocio no abrirá sus puertas hasta febrero del 2023. En este caso, no podría tomar la deducción de la camioneta en 2022 porque no está oficialmente en funcionamiento.  En su lugar, tomaría la deducción en el 2023 de acuerdo con todas las reglas sobre depreciación.  Para deducir los gastos iniciales en esta categoría, necesita claridad sobre cuándo los  artículos de alto costo entran  oficialmente en servicio para el negocio.

¿Cómo puedo obtener ayuda?

La época de impuestos puede ser estresante, y estas normas relacionadas con los gastos de lanzamiento pueden parecer complicadas.  Aun así, es importante entenderlas, ya que suponen una oportunidad a la hora de tributar si está empezando un negocio de cuidado de niños.  Ser consciente de los posibles efectos fiscales de los gastos de lanzamiento le ayudará a preparar los impuestos de su negocio con eficacia.