Una política de asistencia para gastos de matrícula clara y bien estructurada puede ayudarle a proporcionar una ayuda muy necesaria a las familias que la necesitan y, al mismo tiempo, orientar a su empresa para que siga siendo rentable y esté protegida. Este recurso le guiará a través del proceso de selección del tipo de ayuda para gastos de matrícula que puede optar por ofrecer, cómo documentarla y cómo difundirla.

Cumplir con un programa de Estabilización Child Care Counts:

Cómo elaborar una política de ayuda a la matrícula

Introducción

Pagar la guardería puede ser difícil para muchas familias, ahora más que nunca. Sin embargo, tener acceso a una guardería de calidad es fundamental para las familias que necesitan trabajar. Por eso, muchas empresas de cuidado infantil ofrecen ayuda para pagar la matrícula a las familias necesitadas, ofrecen precios más bajos o ayudan a las familias con los copagos de la guardería. Hacerlo puede ser una gran ayuda para su negocio, pero como proveedor de servicios de guardería, debe asegurarse de que su negocio puede seguir siendo rentable incluso cuando ofrece ayuda a las familias que la necesitan. Contar con una política de ayuda a la matrícula claramente redactada -un conjunto formal de normas que expliquen qué ayuda se ofrece, qué familias pueden optar a ella y cuáles no, cómo se puede poner fin a la ayuda y cómo deben solicitarla- puede ser de gran ayuda. Crear una política que ayude a las familias a las que atiende y a la vez le ayude a mantener su negocio puede parecer desalentador, pero nosotros podemos ayudarle. Este recurso le guiará a través del proceso de selección del tipo de ayuda para la matrícula que puede optar por ofrecer, cómo documentarla y cómo ponerla en práctica.

¿Por qué ofrecer asistencia?

En primer lugar, contar con una política de ayuda a la matrícula también puede ayudarle a cumplir las directrices federales del Programa de Estabilización de Pagos Child Care Counts. Aunque ofrecer asistencia para la matrícula a las familias no es un requisito para recibir sus fondos, el gobierno federal sí exige que al menos considere la posibilidad de ofrecer una política de este tipo. (Sí, los fondos del Programa de Estabilización de Pagos Child Care Counts provienen del estado, pero el estado recibe el dinero del gobierno federal. De ahí el requisito federal). Esto significa que si usted es seleccionado para ser supervisado por el Departamento de Wisconsin de Niños y Familias, tendrá que demostrar que al menos consideró la posibilidad de promulgar una política de ayuda a la matrícula. No se le penalizará por no ofrecer ayuda económica a sus familias siempre que pueda explicar por qué optó por no promulgar una política.

Además, aunque ofrecer ayuda para la matrícula no es obligatorio, hacerlo puede ser bueno para su negocio. Saber que está dispuesto a ofrecer ayuda económica puede atraer a más familias a su programa y también puede ayudar a los niños a su cargo, ya que los estudios han demostrado que tener niños económicamente diversos en un entorno de grupo puede ayudar al desarrollo de todos los niños.

Tipos de ayuda a la matrícula

Cuando se trata de ofrecer ayuda financiera a las familias, hay tres tipos comunes: tarifas según escala móvil, becas y descuentos basados en determinados criterios.

Las tarifas de escala móvil ajustan la matrícula en función de la necesidad económica, normalmente definida por los ingresos brutos de la familia. Los ingresos brutos son todo el dinero que ingresa una familia antes de cualquier gasto o impuesto. Puede -y debe- pedir comprobantes de pago para verificar los ingresos brutos. Puede establecer su escala móvil para determinar la matrícula de una familia en función de dónde se sitúen sus ingresos en relación con la Renta Media Estatal (RME) o el Nivel Federal de Pobreza para una familia del mismo tamaño. Puede optar por establecer un único nivel de matrícula para las familias por debajo de un determinado umbral, por ejemplo el 85% del SMI, o puede tener varias tarifas para diferentes niveles de ingresos y otros factores, como tener varios hijos en el programa.

Las becas son otra forma de ofrecer ayuda financiera y pueden determinarse en función de diversos criterios. Se puede utilizar la necesidad económica como factor determinante, lo que puede ser útil para familias que experimentan una necesidad temporal o una dificultad económica continua. Las becas pueden ser útiles en situaciones en las que la necesidad económica es difícil de determinar, como en el caso de una familia que tiene que hacer frente a facturas médicas o a una pérdida temporal del trabajo debido al COVID-19, o cuando una situación necesita más flexibilidad de la que puede ofrecer una escala móvil estricta.

Los descuentos constituyen una tercera opción para ofrecer ayuda a la matrícula en función de los criterios que elija. Podría ofrecer descuentos a los hermanos de su programa, ya que pagar la guardería de varios hijos puede resultar excepcionalmente caro para algunas familias. También podría ofrecer descuentos a los hijos de familias de militares o profesores, o podría optar por ofrecer descuentos en función de las necesidades económicas. Por ejemplo, si una familia de su programa está por debajo del 85% del SMI, podría ofrecerle un 25% de descuento en el copago de la matrícula.

Póngalo por escrito

Elegir qué tipo de ayuda financiera ofrecer es sólo el primer paso. Ahora tiene que hacerlo oficial. Eso significa poner la política por escrito, comunicarla a todas las familias de su programa y hacerla accesible para que las familias actuales y futuras puedan leerla y revisarla. Le recomendamos encarecidamente que publique la política en su sitio web, en el manual para padres y que la exponga en su negocio en un lugar donde todas las familias puedan verla. Esto no sólo ayuda a las familias necesitadas, sino que también muestra públicamente su compromiso de ayudar a las familias de su comunidad.

Siempre que comparta información sobre su política de ayuda a la matrícula, debe incluir tantos detalles como sea posible. Esto no sólo ayuda a las familias a entender lo que ofrece, sino que también ayuda a eliminar cualquier confusión y posibles malentendidos con las familias. Debe detallar:

Qué tipo de ayuda a la matrícula ofrece exactamente
Quién puede acogerse al programa
Cuánta financiación hay disponible, y si esa financiación está sujeta a que usted reciba cualquier otra financiación (por ejemplo, mientras se reciba dinero de Child Care Counts, la ayuda para la matrícula es posible).
¿Cómo puede una familia presentar una solicitud y si hay plazos?
Si existe un proceso de recurso una vez tomadas las decisiones

Si la política es nueva, debe anunciarla a todas las familias en un texto similar a éste:

NUEVO Programa de ayuda a la matrícula

Sabemos que corren tiempos difíciles económicamente para muchas familias. Por ello, [Nombre de la empresa] ha decidido ofrecer un Programa de ayuda para la matrícula a partir del [fecha] para ayudar a las familias necesitadas a compensar los costos de los servicios de cuidado infantil. Este nuevo programa es posible gracias a [inserte aquí el nombre del programa, tal vez sea un programa de subvenciones o tal vez sea algo que usted ha decidido hacer] y ofrecerá [Qué tipo de descuento] para ayudar a las familias de nuestra comunidad.

Asegúrese de proporcionar una descripción completa de su programa. Si ofrece una escala móvil de tarifas basada en los ingresos brutos, podría decir:

Las tasas de matrícula se basarán en la renta familiar bruta en comparación con la Renta Media Estatal (RME). Por favor, consulte la tabla de abajo para los descuentos de matrícula.

Si decide ofrecer alguna beca total o parcial como parte del programa, incluya esa información, asegurándose de detallar los criterios de concesión de las becas, si se renuevan automáticamente o hay que solicitarlas cada año, y cómo pueden solicitarlas las familias.

¿Ofrecerá su programa un porcentaje de descuento? De nuevo, ¡incluya detalles! Explique a las familias cómo se concede el descuento y a cuánto asciende.

En todos los casos, debe asegurarse de que los plazos y requisitos de elegibilidad se explican con claridad, e informar a las familias de cómo y cuándo se les notificarán sus decisiones.

Consejo - Muchos proveedores de servicios de guardería ya ofrecen ayuda para la matrícula a las familias, pero no cuentan con una política formal al respecto. Contar con una política le permitirá aplicarla de forma equitativa y ofrecerá directrices claras a las familias para que sepan si cumplen los requisitos y qué ayuda deben esperar recibir. Tómese un momento para pensar en los casos en los que ha ofrecido ayuda para la matrícula a las familias. Ahora, piense en utilizarlos como guía a la hora de redactar su política formal.

Surgirán preguntas

Sea cual sea el tipo de política de ayuda a la matrícula que decida ofrecer, es inevitable que surjan preguntas. Siempre debe asegurarse de explicar el proceso de apelación si decide ofrecer uno. Y tenga en cuenta que la forma más fácil de responder a las preguntas es hacerlo antes de que se planteen. Una forma de hacerlo es asegurarse de que ha indicado claramente quién puede optar a cualquier tipo de ayuda financiera, incluidas las becas, y quién no. Si va a tomar decisiones basándose en las solicitudes presentadas por las familias, asegúrese de que sus puntos de decisión están claros para que todo el personal y las familias los entiendan.

Del mismo modo, si ofrece un descuento por hermanos, indique claramente cuántos niños de una misma familia deben estar inscritos para poder optar a él y la duración del descuento por hermanos: ¿es durante todo el tiempo que la familia está inscrita o solamente unos pocos meses? Asegúrese de hacer los cálculos correspondientes a ambas situaciones para ver el impacto económico en su programa. Si ofrece ayuda basadas en la necesidad económica, defina claramente la Renta Media Estatal y comparta los niveles de renta que se adjuntan a su Política de Ayuda para Matrícula.

También tiene opciones a la hora de crear su política. Por ejemplo, puede crear una solicitud y establecer un proceso de revisión estructurado. Puede ofrecer ayuda para la matrícula sólo a las familias cuyos hijos estén matriculados a tiempo completo. También puede exigir que las familias presenten recibos de sueldo para comprobar su necesidad económica. (Tenga en cuenta, sin embargo, que tendrá que proteger con mucho cuidado cualquier documento con información personal, ya que podría ser responsable si se produjera una filtración de datos). También puede exigir a las familias que demuestren que están trabajando para poder recibir la ayuda. Nada de esto es obligatorio, pero son opciones que tiene a su disposición cuando elabore su política.

Tampoco tiene que elegir entre ofrecer una escala móvil de cuotas, becas o descuentos en la matrícula; los tres tipos de políticas de asistencia pueden ofrecerse simultáneamente. Sólo recuerde que, sean cuales sean las opciones que elija para su política de ayuda a la matrícula, deben documentarse y explicarse claramente a todas las familias.

Anexo A: Modelos de políticas

Ofrecer una política de ayuda para la matrícula no es obligatorio en el marco del Programa de Pago de Child Care Counts. Sin embargo, si los fondos de su subvención le han dado un respiro financiero, puede que quiera ofrecer a algunas de las familias de su programa ayuda con la matrícula. A continuación encontrará ejemplos de formulaciones de políticas para los distintos tipos de descuentos que podría ofrecer.

Opción 1: Ofrecer un descuento para hermanos

[Nombre de la empresa] se complace en anunciar que ofrecerá un descuento en la matrícula a todas las familias que tengan más de un hijo inscrito en nuestro programa. Si tiene dos o más niños matriculados, cada niño recibirá un descuento del 5% en su matrícula [indique la duración del descuento]. Tenga en cuenta que este descuento sólo se aplica a los niños inscritos en uno de nuestros programas a tiempo completo. Para solicitar el descuento, hable con la directora o envíele un correo electrónico a [dirección de correo electrónico].

Opción 2: Becas en función de las necesidades

[Nombre de la empresa] reconoce que corren tiempos difíciles y sabe que algunas de nuestras familias pueden necesitar ayuda para pagar la matrícula, ya sea temporalmente o a largo plazo. Por este motivo, [Nombre de la empresa] ofrece becas tanto de curso completo como de curso parcial para ayudar a cubrir parte de la matrícula o el copago.

Las becas se ofrecerán únicamente a las familias que puedan documentar una necesidad económica. Las becas de año completo cubrirán entre el 25% y el 50% de la matrícula del niño, y el porcentaje se determinará caso por caso. Las becas se reevaluarán anualmente.

Las becas de año parcial también cubrirán entre el 25% y el 50% de la matrícula del niño y se concederán por un tiempo determinado en función de la necesidad económica temporal. Tanto las familias existentes como las nuevas pueden solicitar una beca parcial en cualquier momento.

Si desea más información sobre las becas completas o parciales o presentar su solicitud, póngase en contacto con [nombre] en [correo electrónico].

Opción 3: Tarifas variables

[Nombre de la empresa] reconoce que corren tiempos difíciles y se compromete a garantizar que todas las familias que necesiten cuidado infantil puedan obtenerlo, independientemente de su situación económica. Por eso, [Nombre de la empresa] ofrece tasas de matrícula más bajas a las familias que demuestren necesidad económica.

La necesidad económica se determinará en función de los ingresos brutos actuales de su familia en relación con el nivel federal de pobreza actual para una familia de su tamaño. Si se encuentra dentro del 175% del nivel de pobreza federal actual, su tasa de matrícula será de [importe].

Si se encuentra dentro del 200% del actual nivel federal de pobreza, su tasa de matrícula será de [importe].

Para saber si cumple los requisitos, puede consultar este cuadro, en el que se explican las Directrices Federales de Pobreza.

Para presentar su solicitud, póngase en contacto con [nombre] en [correo electrónico]. Se le pedirá que proporcione documentación sobre sus ingresos brutos actuales. Si sus ingresos cambian durante el año y afectan a su elegibilidad, se le pide que comparta esta información tan pronto como sea posible con [nombre] para que su matrícula se pueda ajustar en consecuencia.

Las tasas de matrícula se revisan cada doce meses y pueden cambiar.

Opción 4: Descuento por escala móvil basado en un único punto de decisión financiera

Si desea ser considerado para este descuento de matrícula, envíe un correo electrónico al [nombre] a [dirección de correo electrónico]. Tendrá que proporcionar la primera página de su Declaración de Impuestos Federales 1040 del último año fiscal para verificar los ingresos brutos. Las familias con un ingreso bruto de [$x cantidad] o menos serán elegibles para la matrícula de descuento.

Todas las solicitudes serán examinadas por [nombre] y las decisiones se comunicarán por escrito. Los descuentos de matrícula aprobados se aplicarán durante 12 meses a partir de la fecha de aprobación, transcurridos los cuales tendrá que volver a solicitarlos. Si se produce un cambio repentino en su situación financiera, debido a un despido u otra circunstancia imprevista, póngase en contacto con [nombre] para determinar si hay ayuda adicional temporal disponible.

Opción 5: Tarifa variable en función de los ingresos

[Nombre de la empresa] reconoce que corren tiempos difíciles y se compromete a garantizar que todas las familias que necesiten cuidado infantil puedan obtenerlo, independientemente de su situación económica. Por este motivo, [Nombre de la empresa] ofrece tarifas de matrícula más bajas a las familias que demuestren necesidad económica. Los descuentos en la matrícula se ofrecerán en una estructura de tarifas de escala móvil, basada en sus ingresos brutos.

Para poder optar a la ayuda, cada tutor de la unidad familiar debe demostrar que necesita cuidado infantil a tiempo completo, por ejemplo en forma de una semana laboral de más de 30 horas, un horario de estudiante a tiempo completo o similar. Las familias con unos ingresos brutos inferiores a $30,000 anuales tienen derecho a un descuento del 25% en todas las tarifas. Las que ganan entre $30,001 y $40,000 al año tienen derecho a un descuento del 10%, y las que ganan entre $40,001 y $45,000 al año, a un descuento del 5%.

Para solicitarlo, póngase en contacto con [nombre] en [correo electrónico]. Tenga en cuenta que el descuento en la matrícula se revisará anualmente y es posible que se solicite información adicional con su solicitud. Si se produce un cambio en la situación económica de la familia después de que te hayas matriculado, ya sea porque necesitas ayuda adicional o porque ya no la necesitas, ponte en contacto con [nombre] lo antes posible en [email].

Opción 6: Descuento fijo por niño

[Nombre de la empresa] se compromete a garantizar que todas las familias que necesiten cuidado infantil puedan obtenerlo, independientemente de su situación económica Por eso, [Nombre de la empresa] se complace en ofrecer descuentos a las familias con varios hijos dependientes en su hogar que asistan a nuestro programa.

El primer hijo inscrito paga la matrícula completa, mientras que cada hermano adicional recibirá un descuento de $50 por semana. Por ejemplo, una familia con dos hijos matriculados recibirá un descuento de $50 semanales, mientras que una familia con cuatro hijos dependientes matriculados recibirá un descuento total de $150 semanales.

Esperamos que esto ayude a aliviar parte del estrés financiero para las familias que inscriben a varios niños en nuestro cuidado. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con [nombre] en [correo electrónico].

Recursos y revisiones

Del mismo modo que es importante explicar claramente todos los detalles de su Política de asistencia para gastos de matrícula, también es fundamental explicar cómo se tramitarán las apelaciones, si es que se tramitan. A continuación encontrará ejemplos de distintos tipos de procedimientos de recurso.

Ejemplo 1: Proceso de recurso para un programa con un propietario individual

Todas las decisiones serán tomadas por la Directora. Si tiene alguna duda sobre su situación individual, puede ponerse en contacto con ella en la dirección [email] para solicitar una revisión de su caso. Todas las revisiones son definitivas.

Ejemplo 2: Proceso de recurso para una organización sin ánimo de lucro

Todas las decisiones serán tomadas por el Consejo de Administración en consulta con el Director. Si tiene preguntas sobre su situación individual, puede ponerse en contacto con el Presidente del Consejo de Administración en [email] para solicitar una revisión de su caso. Todas las revisiones son definitivas.

Ejemplo 3: Una política sin revisión

Todas las decisiones relativas a la ayuda financiera se toman con el máximo cuidado y consideración y, por lo tanto, son definitivas. Las familias pueden volver a presentar una solicitud al cabo de 12 meses o si cambian sus circunstancias económicas.

Asistencia adicional

Para obtener más recursos de cuidado y educación temprana, visite la Asociación de la Primera Infancia de Wisconsin (WECA). Si no es miembro de WEESSN, haga clic aquí para obtener información sobre la capacitación empresarial y el apoyo que ofrece. ¿Listo para unirte a WEESSN? ¡Haga clic aquí!

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